Trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng: Nảy sinh nhiều rủi ro pháp lý

Tình huống pháp luật

Một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ tại Hà Nội ký hợp đồng lao động với nhân viên bán hàng từ đầu năm với mức lương cơ bản 4,2 triệu đồng/tháng, chưa bao gồm phụ cấp ăn trưa và thưởng doanh số. Ngay sau đó, Nhà nước ban hành quy định điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng mới cao hơn so với mức lương doanh nghiệp đang áp dụng. Tuy nhiên, do chưa kịp thời cập nhật quy định mới, doanh nghiệp vẫn tiếp tục trả lương cho nhân viên theo mức cũ trong nhiều tháng.

Chỉ đến khi tiến hành kiểm tra nội bộ, bộ phận nhân sự mới phát hiện mức lương cơ bản này thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều này khiến chủ doanh nghiệp lo ngại nếu cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt mà còn có thể bị buộc truy trả tiền lương và phát sinh nhiều nghĩa vụ tài chính khác, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trước thực tế này, doanh nghiệp lo ngại nếu cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra sẽ phát sinh các rủi ro pháp lý và nghĩa vụ tài chính. Doanh nghiệp băn khoăn: Việc trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng có bị coi là vi phạm pháp luật hay không? Nếu vi phạm thì sẽ bị xử phạt như thế nào? Trong trường hợp đã xảy ra sai sót, cần thực hiện những biện pháp gì để khắc phục và điều chỉnh tiền lương cho phù hợp quy định?

Luật sư tư vấn:

Trao đổi về vấn đề này, Luật sư Trần Xuân Phương - Đoàn Luật sư TP.Hà Nội cho biết, theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, mức lương tối thiểu vùng là mức thấp nhất mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường. Đây là ngưỡng pháp lý mang tính bắt buộc, nhằm bảo đảm mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ.

Do đó, việc doanh nghiệp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, dù vì bất kỳ lý do nào như chưa kịp cập nhật chính sách, vẫn bị coi là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Luật sư nhấn mạnh rằng mức lương tối thiểu là mức lương theo công việc hoặc chức danh, không bao gồm các khoản phụ cấp, hỗ trợ hay tiền thưởng. Vì vậy, doanh nghiệp không thể dùng các khoản thu nhập bổ sung để “bù” vào phần thiếu hụt của lương cơ bản.

Khi xảy ra vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt tiền đối với tổ chức sử dụng lao động có thể dao động từ khoảng 20 triệu đồng đến 75 triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng người lao động bị ảnh hưởng. Không chỉ bị xử phạt tiền, doanh nghiệp còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc. Trong đó, việc truy trả đầy đủ phần tiền lương còn thiếu cho người lao động trong toàn bộ thời gian vi phạm là nghĩa vụ cốt lõi. Nếu vi phạm kéo dài, số tiền truy trả có thể trở thành gánh nặng tài chính đáng kể.

Bên cạnh đó, trong trường hợp mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội thấp hơn quy định, doanh nghiệp còn phải thực hiện truy đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc và nộp thêm tiền lãi do chậm đóng. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến hồ sơ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Luật sư Trần Xuân Phương cảnh báo, rủi ro không chỉ dừng lại ở việc xử phạt hành chính. Người lao động hoàn toàn có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện để yêu cầu bảo vệ quyền lợi. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ phải giải quyết nghĩa vụ tài chính mà còn đối mặt với nguy cơ tranh chấp lao động kéo dài, ảnh hưởng đến uy tín và môi trường làm việc nội bộ.

Để khắc phục sai phạm, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ tiền lương đã chi trả kể từ thời điểm quy định mới có hiệu lực. Trên cơ sở đó, xác định chính xác phần chênh lệch giữa mức lương thực tế và mức lương tối thiểu vùng, từ đó tiến hành truy trả đầy đủ cho người lao động. Việc này cần được thực hiện minh bạch, có chứng từ đầy đủ để làm căn cứ khi cần giải trình với cơ quan chức năng.

Song song với việc truy trả, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội để thực hiện truy đóng nếu có chênh lệch. Đây là bước quan trọng nhằm tránh phát sinh thêm vi phạm liên quan đến pháp luật về bảo hiểm. Ngoài ra, doanh nghiệp cần nhanh chóng điều chỉnh hệ thống tiền lương nội bộ. Trước hết, phải xác định đúng mức lương tối thiểu vùng đang áp dụng tại địa bàn hoạt động. Đối với Hà Nội, mức lương tối thiểu vùng I hiện được quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần xây dựng hoặc điều chỉnh lại thang lương, bảng lương, bảo đảm mức thấp nhất không được thấp hơn mức tối thiểu và có sự chênh lệch hợp lý giữa các bậc lương. Sau khi hoàn thiện, cần ký kết phụ lục hợp đồng lao động với người lao động để ghi nhận mức lương mới, đồng thời cập nhật đầy đủ các hồ sơ liên quan như bảng lương, quy chế tiền lương và hồ sơ nhân sự.

Theo Luật sư Phương, một điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý là yếu tố “chủ động”. Việc tự phát hiện và khắc phục sai phạm trước khi cơ quan chức năng thanh tra có thể được xem là tình tiết giảm nhẹ khi xử phạt. Ngược lại, nếu chậm trễ hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các chế tài nghiêm khắc hơn.

Từ góc độ quản trị, việc tuân thủ quy định về tiền lương không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng để xây dựng quan hệ lao động ổn định, giữ chân người lao động và nâng cao uy tín doanh nghiệp. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng được thực thi chặt chẽ, việc chủ động cập nhật chính sách, hoàn thiện hệ thống quản lý tiền lương và tăng cường kiểm soát nội bộ là giải pháp cần thiết để doanh nghiệp phát triển bền vững.