Tuy nhiên, cũng chính điều này đã gây ảnh hưởng đến sự toàn diện và tính hiệu quả của quá trình quản lý khi doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều những tình huống khách quan phát sinh trong thực tế.
Để khắc phục được điều này, ủy quyền được lựa chọn như một giải pháp tối ưu, cho phép các nhà quản lý đối phó một cách nhanh chóng và kịp thời với các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc không hiểu rõ tính pháp lý khi áp dụng chế định ủy quyền có khả năng dẫn đến quan hệ ủy quyền không thể áp dụng trên thực tế.
Sơ bộ về uỷ quyền quản lý doanh nghiệp
Về bản chất, ủy quyền là việc một cá nhân/pháp nhân cho phép cá nhân/pháp nhân khác có quyền đại diện, nhân danh cho mình để quyết định, thực hiện các công việc thuộc thẩm quyền và vẫn phải chịu trách nhiệm đối với kết quả của công việc đó.
Chủ thể ủy quyền quản lý: Theo quy định tại Điều 138 Bộ Luật dân sự năm 2015, chỉ (i) Cá nhân và (ii) Pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
Trong phạm vi bài viết này, tác giả chưa đề cập đến việc ủy quyền quản lý của pháp nhân, theo đó, chỉ những cá nhân giữ vị trí quản lý mới có thẩm quyền ủy quyền quản lý doanh nghiệp.
Khoản 18 Điều 4 Luật doanh nghiệp năm 2014 ghi nhận: “ Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý công ty và người quản lý doanh nghiệp tư nhân, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty”.
Các cá nhân nêu trên đều có thể ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình dưới hai tư cách: (i) Tư cách cá nhân, độc lập với doanh nghiệp, và (ii) Tư cách của người quản lý doanh nghiệp.
Vì thế, nội dung tại các văn bản ủy quyền phải thể hiện rõ người quản lý đang sử dụng tư cách quản lý doanh nghiệp để xác lập ủy quyền; đồng thời phạm vi ủy quyền phải được giới hạn bởi quyền và nghĩa vụ của người quản lý theo đúng quy định của pháp luật và Điều lệ công ty (nếu có).
Các trường hợp bắt buộc ủy quyền quản lý: Trên thực tế, người quản lý doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi quyền hạn của mình vào bất kỳ thời điểm nào tùy thuộc ý chí của họ. Tuy nhiên, trong một số tình huống cụ thể, việc ủy quyền quản lý là bắt buộc.
Tiêu biểu là trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người đó khi xuất cảnh khỏi Việt Nam sẽ phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật (Khoản 3 Điều 13 Luật doanh nghiệp năm 2014).
Trách nhiệm phát sinh giữa Bên ủy quyền và Bên nhận ủy quyền: Việc xác lập mối quan hệ ủy quyền không có nghĩa là người ủy quyền sẽ không còn bất kỳ nghĩa vụ nào và người nhận ủy quyền sẽ có toàn quyền quyết định đối với những công việc được ủy quyền.
Về bản chất, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những hành vi, giao dịch do người nhận ủy quyền thực hiện trong phạm vi và thời hạn ủy quyền.
Do đó, người ủy quyền cần giám sát việc thực hiện nội dung ủy quyền và có những động thái can thiệp khi cần thiết, đồng thời, người nhận ủy quyền cũng phải đảm bảo rằng những công việc mình thực hiện là hợp pháp và phù hợp với ý chí của người ủy quyền.
Uỷ quyền trong trường hợp mất quyền quản lý doanh nghiệp
Người quản lý doanh nghiệp bị coi là mất quyền quản lý doanh nghiệp trong các trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 18 Luật doanh nghiệp năm 2014 (Sẽ được thay thế bởi Khoản 2, Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020).
Thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp cho thấy, việc cá nhân mất quyền quản lý doanh nghiệp phổ biến rơi vào điểm e Khoản 2 Điều 18 Luật doanh nghiệp: “ Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh, đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định, liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án; các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản, phòng, chống tham nhũng.”.
Tuy nhiên, trong thực tiễn hành nghề chúng tôi đã gặp không ít tình huống người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chấp hành hình phạt tù lại thực hiện việc ủy quyền quản lý doanh nghiệp cho cá nhân khác và giao dịch này đã được một số văn phòng công chứng chấp thuận.
Theo hiểu biết của mình, chúng tôi cho rằng việc công nhận giao dịch ủy quyền như vậy là chưa phù hợp với các quy định của pháp luật về dân sự và doanh nghiệp bởi những lý do sau:
Thứ nhất, xét trên khía cạnh quản trị, việc ủy quyền không làm mất đi nghĩa vụ, trách nhiệm của người uỷ quyền. Nói cách khác, người ủy quyền vẫn cần tiến hành kiểm tra, giám sát, đôn đốc người được ủy quyền trong toàn bộ quá trình thực hiện công việc uỷ quyền đồng thời có nghĩa vụ, trách nhiệm thực hiện các công việc hoặc hệ quả phát sinh từ công việc ủy quyền mà người được ủy đã thay mình thực hiện. Có thể thấy, yêu cầu này sẽ không được đảm bảo nếu cá nhân ủy quyền đang bị kết án hay tạm giam.
Thứ hai, điều kiện tiên quyết để thực hiện việc ủy quyền là người ủy quyền phải sở hữu “quyền” quản lý doanh nghiệp. Như vậy, không có cơ sở để một người đã “mất quyền” yêu cầu một cá nhân khác đại diện, nhân danh cho quyền lợi đã mất đó.
Thứ ba, pháp luật hiện hành đã thiết lập cơ chế thay thế trong trường hợp người quản lý mất quyền, qua đó đảm bảo tính thông suốt và ổn định của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Cụ thể, Khoản 5, 6, 7 Điều 13 Luật doanh nghiệp năm 2014 có ghi nhận nội dung:
(i) Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
(ii) Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
(iii) Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
Mặc dù vậy, đối với người quản lý là “chủ doanh nghiệp tư nhân”, do đặc điểm riêng có của loại hình doanh nghiệp này, khi mà “số phận” của doanh nghiệp gắn liền và là một phần không thể tách rời với chủ doanh nghiệp, pháp luật đã đưa ra một cơ chế mở và linh hoạt hơn để xử lý tình huống.
Cụ thể theo Khoản 2 Điều 185 Luật Doanh nghiệp 2014: “ Trong trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân bị kết án có thể thuê, ủy quyền cho người khác thực hiện quản lý, điều hành của doanh nghiệp hoặc cho thuê doanh nghiệp hoặc bán doanh nghiệp theo quy định tại Điều 186, Điều 187 Luật doanh nghiệp 2014.”.
Khuyến nghị
Tựu chung, nhà lập pháp cần sớm đưa ra một hướng dẫn cụ thể cho các văn phòng công chứng để xử lý trường hợp người đang bị tạm giam, người bị truy cứu trách nhiệm hình sự nhưng vẫn có thể điều hành doanh nghiệp thông qua công cụ ủy quyền, đặc biệt là khi giao dịch với người được ủy quyền có nguy cơ bị tuyên bố vô hiệu và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người thứ ba ngay tình.
Đồng thời, đối với cá nhân giữ chức vụ quản lý, trước tiên cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản về ủy quyền để có thể chủ động đối phó với những tình huống khách quan phát sinh trên thực tế, qua đó đảm bảo hiệu quả hoạt động và lợi ích chung của doanh nghiệp, hạn chế tối đa những rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức có liên quan có thể gặp phải từ việc thực hiện hành vi ủy quyền.