Gỡ vướng mắc về dữ liệu hộ tịch điện tử tại Hà Nội: Cần các giải pháp đồng bộ

Cần ưu tiên hệ thống liên thông, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời

Trao đổi với phóng viên báo Pháp luật Việt Nam, chị Nguyễn Thị Ánh Tuyết – chuyên viên văn phòng, phụ trách đăng ký hộ tịch UBND phường Ba Đình cho rằng phần mềm hộ tịch điện tử đã mang lại nhiều tiện ích rõ rệt cho công dân lẫn cán bộ cơ sở.

Chị Tuyết cho biết, ngay khi bắt đầu triển khai, phường đã được Sở Tư pháp Hà Nội hỗ trợ, cấp tài khoản và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng. Nhờ đó, các thủ tục hành chính về hộ tịch được thực hiện thuận lợi hơn trước, không chỉ dừng lại ở khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân hay thay đổi – cải chính hộ tịch, mà còn mở rộng thêm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch phi địa giới hành chính. “Với tiện ích này, công dân có thể xin trích lục ở bất kỳ địa phương nào thuận tiện, không phụ thuộc nơi đăng ký gốc”, chị chia sẻ.

Tuy nhiên, giai đoạn đầu, nhất là trước ngày 20/7, việc vận hành phần mềm chưa thực sự ổn định.

Hồ sơ khai sinh dù hiển thị đầy đủ trên cổng dịch vụ công nhưng khi nhập vào phần mềm hộ tịch lại không liên thông được, buộc cán bộ phải xử lý thủ công và liên tục nhờ cấp trên hỗ trợ.

Ngoài ra, khối lượng hồ sơ khá lớn, trung bình mỗi ngày từ 50–60 trường hợp, có khi nhiều hơn, trong khi dữ liệu định danh của công dân đôi khi chưa đồng bộ. Có trường hợp công dân đã kết hôn, ly hôn, rồi kết hôn lần hai nhưng hệ thống không phản ánh chính xác, khiến cán bộ cơ sở phải mất thêm thời gian xác minh.

Từ cuối tháng 7, tình hình đã khả quan hơn khi phần mềm hoạt động ổn định, quy trình xử lý hồ sơ nhanh chóng. Theo chị Tuyết, hiện nay đa số hồ sơ được giải quyết trong vòng 1 ngày, đảm bảo đúng tiến độ. Việc liên thông dữ liệu với công an và bảo hiểm xã hội cũng giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót.

Đặc biệt, điểm được đánh giá là “bước tiến lớn” chính là tính năng tra cứu và cấp bản sao trích lục hộ tịch phi địa giới hành chính.

“Chỉ cần nhập thông tin cơ bản, chúng tôi có thể tìm được dữ liệu hộ tịch toàn quốc, kể cả những trường hợp đăng ký từ những năm 1970–1980 đã được số hóa”, chị Tuyết nói.

Dù vậy, thực tế vẫn phát sinh khó khăn khi công dân không nhớ chính xác địa chỉ cũ hoặc tên hành chính đã thay đổi, khiến việc tra cứu mất nhiều thời gian.

Bên cạnh đó, việc liên thông dữ liệu khai tử vẫn còn trục trặc, nhiều hồ sơ không đẩy được lên hệ thống, buộc cán bộ phải báo cáo cấp trên để xử lý.

Mặc dù có gặp chút vấn đề về việc liên thông, nhưng chuyên viên  khẳng định phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp có tính minh bạch cao, giao diện dễ sử dụng và thao tác trực quan. “Nhờ có dữ liệu số hóa, nhiều hồ sơ phức tạp trước đây gần như không thể giải quyết thì nay đã được xử lý nhanh chóng. Bên cạnh đó, đường dây nóng hỗ trợ kỹ thuật cũng giúp chúng tôi tháo gỡ kịp thời những vướng mắc phát sinh”, chị nhấn mạnh.

Sau gần hai tháng áp dụng, có thể thấy phần mềm hộ tịch điện tử đã góp phần quan trọng trong việc cải cách thủ tục hành chính tại cơ sở. Dù vẫn còn một số hạn chế kỹ thuật, nhưng theo cán bộ trực tiếp thực hiện, hệ thống này đã và đang hỗ trợ đắc lực cho công việc, giúp phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Còn tại phường Văn Miếu - Quốc Tử Giám , chị Nguyễn Thùy Trang – Chuyên viên Văn phòng phường cho biết, việc triển khai phần mềm hộ tịch điện tử hiện nay vẫn còn gặp nhiều khó khăn.

Theo chị Trang, dữ liệu từ các đơn vị trước khi sáp nhập chưa được cập nhật đầy đủ, gây trở ngại cho việc trích lục và tra cứu hộ tịch. Một số thiết kế trong phần mềm như việc tách riêng Họ/Chữ đệm/Tên khiến thao tác nhập liệu phức tạp hơn so với phần mềm cũ.

Ngoài ra, hệ thống cũng chưa tự động nhận dữ liệu từ Một cửa điện tử, buộc chuyên viên phải nhập thủ công hồ sơ. Nhiều trường thông tin bị đánh dấu bắt buộc (sao đỏ) trong khi thực tế không phải lúc nào cũng có dữ liệu, chẳng hạn như giấy tờ kết hôn tại nước ngoài, dẫn đến việc không thể nhập liệu được.

Ở khâu phục vụ người dân, chị Trang cho biết phần mềm đăng ký trực tuyến tại dichvucong.hanoi.gov thường xuyên bị lỗi, nhiều công dân không thể thực hiện thành công. Các thiết kế kỹ thuật như tệp đính kèm hay số điện thoại không bắt buộc cũng khiến tỷ lệ hồ sơ bị từ chối cao. Việc liên thông dữ liệu hiện chưa tự động mà phải thao tác thủ công, trong khi dữ liệu luân chuyển giữa hai hệ thống lại chậm, khiến chuyên viên buộc phải nhập tay để kịp hạn xử lý.

Về sự hỗ trợ,  chị Trang đánh giá Sở Tư pháp đã quan tâm, hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời nhưng vẫn chưa có giải pháp kỹ thuật hiệu quả. Phần mềm Bộ Tư pháp gần như không có kênh hỗ trợ trực tuyến ngoài số hotline thường xuyên bận. Trong khi đó, các kỹ thuật viên lại chỉ nắm rõ về công nghệ mà chưa am hiểu quy trình thủ tục hành chính dẫn đến việc thiết kế phần mềm, giao diện người dùng chưa thống nhất với yêu cầu nghiệp vụ. Khi phát sinh lỗi, nhiều phản hồi phải mất 1–2 tuần mới được xử lý.

Mặc dù việc tập huấn, đào tạo được triển khai nhanh chóng, nhưng theo chị Trang, do khối lượng hồ sơ tư pháp lớn và đa dạng, hệ thống hiện mới chỉ đáp ứng được khoảng 50% nhu cầu thực tế. Những vướng mắc về dữ liệu hộ tịch khiến công dân còn phải chờ đợi. 

Để tháo gỡ khó khăn, chị Trang đề xuất ưu tiên liên thông dữ liệu giữa hệ thống hộ tịch và Một cửa, cho phép khai thác dữ liệu hộ tịch theo hướng mở, hỗ trợ tra cứu trên phạm vi cả nước. Chị cũng kiến nghị bỏ một số trường dữ liệu bắt buộc không thực sự cần thiết, đồng thời thiết lập cơ chế phối hợp hiệu quả hơn trong xử lý hồ sơ liên thông với các ngành như Bảo hiểm xã hội và Công an. 

“Cần được thực hiện một cách khoa học và tiết kiệm thời gian hơn”

Không chỉ cán bộ, người dân khi đi làm thủ tục hộ tịch cũng cảm nhận phần nào những bất cập phát sinh trong giai đoạn chuyển đổi.

Anh Nguyễn Văn Bắc, trú tại phường Ngọc Hà (Hà Nội), cho biết sau khi địa phương sáp nhập, anh gặp một số rắc rối liên quan đến giấy tờ cá nhân. “Quá trình thay đổi địa giới hành chính khiến tôi đang ở phường này lại chuyển sang phường khác, các đơn vị hành chính, tổ dân phố cũng được ghép lại. Điều đó dẫn đến giấy tờ cá nhân bị thay đổi, không còn trùng khớp, buộc tôi phải điều chỉnh lại thông tin cư trú và nhiều loại giấy tờ khác”, anh chia sẻ.

Theo anh Bắc, khi đến làm thủ tục, cán bộ hành chính đã hướng dẫn khá tận tình, giúp anh kê khai đúng quy trình. Tuy nhiên, điều anh mong mỏi là thủ tục cần được thực hiện một cách khoa học và tiết kiệm thời gian hơn.

Thực tế, do hệ thống chưa đồng bộ, mỗi lần đến làm thủ tục, anh Bắc đều phải trình bày lại toàn bộ quá trình thay đổi địa chỉ và giấy tờ cá nhân. “Một ngày có hàng chục, hàng trăm công dân, ai cũng phải kể lại như vậy thì cán bộ phải nghe đi nghe lại rất nhiều lần, mất thời gian cho cả đôi bên. Nếu dữ liệu được liên thông, chỉ cần đưa căn cước công dân ra là cán bộ đã biết ngay tình trạng hồ sơ”, anh nhấn mạnh.

Theo anh Bắc, thủ tục hành chính điện tử chỉ thực sự hiện đại và khoa học khi công dân đến cơ quan công quyền chỉ cần xuất trình giấy tờ định danh, còn mọi thông tin cá nhân, quá trình thay đổi cư trú hay tình trạng hộ tịch đều đã có sẵn trong hệ thống. “Còn hiện nay, do chưa đạt đến mức đó, mỗi người dân đều phải tự trình bày, có người nhớ chính xác, có người không, dẫn đến cán bộ hiểu sai, rồi lại phải kiểm tra, xác minh lại từ đầu. Điều đó rất phiền hà và mất nhiều thời gian…”, anh Bắc thẳng thắn nêu ý kiến.

Một số người dân khi tiếp cận dịch vụ hộ tịch điện tử cũng chia sẻ những trải nghiệm khác nhau. Chị Đinh Thị Nga (trú tại phường Ngọc Hà Nội) cho biết: “Làm thủ tục khai sinh cho con qua phần mềm hộ tịch điện tử khá thuận tiện, tôi không phải mất nhiều thời gian đi lại như trước. Tuy nhiên, trong quá trình thao tác, đôi khi hệ thống chậm, phải nhờ cán bộ tư pháp hỗ trợ thì mới hoàn tất được hồ sơ”.

Theo chị Nga, việc đưa thủ tục hành chính lên môi trường số là xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích, nhưng để người dân sử dụng dễ dàng, cần có thêm hướng dẫn rõ ràng, giao diện thân thiện hơn và hệ thống vận hành ổn định…