Quy định mới về văn phòng đại diện tổ chức nước ngoài tại Việt Nam

Nghị định 62/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số khoản của Điều 6 Nghị định 06/2005/NĐ-CP về hồ sơ xin lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Theo đó, từ 1/3, hồ sơ xin lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam gồm:

Văn bản đề nghị lập Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thực hiện theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 62/2026/NĐ-CP.

Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

Văn bản của Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép tổ chức nước ngoài lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam; văn bản xác nhận tư cách pháp nhân của tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi đặt trụ sở chính cấp: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

Hồ sơ của Trưởng Văn phòng đại diện: Lý lịch (tự khai) của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện, Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương phụ trách tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

Bên cạnh đó, Nghị định 62/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 7 Nghị định 06/2005/NĐ-CP theo hướng bổ sung hình thức nộp hồ sơ trực tuyến xin lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục cấp phép lập Văn phòng đại diện.

Cụ thể, tổ chức nước ngoài đề nghị lập Văn phòng đại diện nộp 1 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho Bộ Ngoại giao. Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu tổ chức sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có sổ theo dõi và trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời hạn không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Ngoại giao xem xét cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho tổ chức nước ngoài (Giấy phép). Trong trường hợp từ chối cấp Giấy phép, Bộ Ngoại giao thông báo bằng văn bản cho tổ chức nước ngoài và nêu rõ lý do.

Chi tiết nội dung Giấy phép lập Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thực hiện theo Mẫu số 03 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 62/2026/NĐ-CP.

Ngoài ra, Nghị định 62/2026/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung khoản 1, 2 Điều 8 Nghị định 06/2005/NĐ-CP về trình tự cấp Giấy phép.

Cụ thể, Bộ Ngoại giao gửi hồ sơ đề nghị lập Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài cho Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các Bộ, cơ quan liên quan, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức nước ngoài dự kiến đặt Văn phòng đại diện: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho ý kiến về tình hình hoạt động của tổ chức nước ngoài tại địa phương nơi tổ chức nước ngoài dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Bộ, cơ quan liên quan cho ý kiến về tình hình hoạt động của tổ chức nước ngoài có các chương trình, dự án thuộc phạm vi theo dõi của Bộ, cơ quan.

Cơ quan chủ quản phía Việt Nam cho ý kiến về đề nghị lập Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.

Bộ Công an cho ý kiến đối với người dự kiến làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Sau khi nhận được văn bản của Bộ Ngoại giao, các cơ quan gửi ý kiến trong thời hạn 10 ngày làm việc. Trường hợp Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và các cơ quan liên quan có ý kiến khác nhau, Bộ Ngoại giao có văn bản xin ý kiến của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an. Ý kiến của các cơ quan gửi về Bộ Ngoại giao trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Ngoại giao. Bộ Ngoại giao quyết định về việc cấp Giấy phép cho Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài trên cơ sở ý kiến thống nhất của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an.

Nghị định 62/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/3/2026.