Ben Richmond, giám đốc phụ trách thị trường Mỹ công ty phát triển phần mềm kế toán Xero, chia sẻ 3 cách sử dụng tiền khôn ngoan mà người đứng đầu các doanh nghiệp nhỏ nên thực hiện để đưa công ty của mình sớm thoát khỏi tình trạng khó khăn hiện nay.
Tối ưu hóa dòng tiền
“Đây là giai đoạn khó khăn chưa từng có trong lịch sử. Các doanh nghiệp thực sự cần phải đưa ra những chiến lược khôn ngoan, vận dụng sự linh hoạt. Rất nhiều kỹ thuật mà tôi gọi đó là chiến thuật thời bình, họ cần áp dụng một cách phù hợp, bởi khách hàng và các nhà cung cấp cũng đang phải trải qua một giai đoạn thực sự khó khăn”, Richmond cho biết.
Khi bạn tiếp cận khách hàng về số tiền mà họ còn nợ, hãy đồng cảm hết sức có thể. “Khi các doanh nghiệp đang ở trong tình trạng khó khăn, và nợ tiền của nhiều người, thì cần kêu gọi sự giúp đỡ và thông cảm”, Richmond đưa ra lời khuyên. Việc chủ động tiếp cận với khách hàng và thu thập các hóa đơn quá hạn sẽ là sự khác biệt quyết định sự tồn tại hay thất bại của doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, nếu chúng ta thoát khỏi cuộc khủng hoảng này, thì chính những khách hàng mà bạn đang tiếp cận lúc này cũng sẽ vượt qua được khó khăn. Hãy cứng rắn nhưng công bằng.
Mặc dù nhiều dịch vụ phải đóng cửa, nhưng các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ thiết yếu vẫn được phép mở cửa. Vì vậy, bạn cần suy nghĩ lại về các điều khoản thanh toán của mình. Richmond nói, “Khi bạn bắt đầu bất cứ công việc kinh doanh nào, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về tình hình tài chính của mình. Bạn muốn thanh toán trước, đặt cọc hay rút ngắn các điều khoản thanh toán”.
Sau khi tập trung vào việc thu thập số tiền mà doanh nghiệp còn nợ, bạn sẽ đưa ra những ý tưởng tốt nhất về cách phân phối dòng tiền mà mình đang có. Điều đó sẽ giúp bạn có những cuộc đối thoại, trao đổi đàm phán với các nhà cung cấp mà bạn đang nợ tiền. “Nếu doanh nghiệp phải đóng cửa, các nhà cung cấp thường sẽ không nhận được bất kỳ khoản thanh toán nào. Do vậy, họ muốn làm việc với những doanh nghiệp cởi mở, minh bạch và thể hiện sự tự tin thông qua những kế hoạch cụ thể”, Richmond nhấn mạnh.
Xây dựng 3 mức dự báo
“Nếu bạn chưa từng làm điều này từ trước đến nay, thì rất đáng lo ngại”, Richmond thừa nhận, mặc dù cũng lưu ý rằng “hiện nay có rất nhiều người giữ sổ sách quan trọng của công ty và kế toán sử dụng thành thạo điện toán đám mây, giúp họ có thể dễ dàng làm việc từ xa”.
Dù chủ doanh nghiệp tự làm hoặc giao cho một nhân viên khác, cũng cần xây dựng 3 dự báo: trường hợp lạc quan, tốt nhất, khả năng thực tế có thể xảy ra và một trường hợp xấu nhất dự đoán điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng nợ tiền nhưng đã bỏ trốn hay nếu cuộc khủng hoảng này còn kéo dài thêm vài tháng nữa.
“Cuộc khủng hoảng do covid-19 vẫn đang tiếp diễn, và tình hình thay đổi theo giờ. Khi bạn đã có sẵn những kịch bản đó, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy những thặng dư hay thiếu hụt trong việc kinh doanh. Qua đó, cùng trao đổi với các cộng sự của mình để xem sự thiếu hụt lớn tới mức nào và đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề này”, Richmond giải thích.
Lập kế hoạch cho sự thiết hụt dòng tiền
Như Richmond thừa nhận, doanh nghiệp bắt buộc phải lập một kế hoạch để giảm thiểu chi phí hết mức có thể để bù đắp sự thiếu hụt. Hãy cắt giảm chi tiêu theo ý muốn và cần sử dụng nguồn vốn lớn. “Bạn có thể cắt giảm những chi phí cố định như tiền thuê nhà. Vì vậy, hãy trò chuyện cởi mở với chủ nhà và xem có thể thương lượng lại các điều khoản trong hợp đồng, linh hoạt trong giai đoạn này hay không. Chủ nhà sẽ muốn hỗ trợ những người có kế hoạch”, Richmond chia sẻ.
Mặc dù khó khăn, nhưng bạn cần phải liệt kê tất cả các chi phí hiện tại và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên những thứ có thể cắt giảm trước. Những cắt giảm này có thể ảnh hưởng đến cuộc sống của nhân viên, vì vậy, hãy cân nhắc để càng ít ảnh hưởng tới quyền lợi của nhân viên càng tốt.
Nhiều doanh nghiệp có thể trang trải sự thiếu hụt của mình thông qua những khoản tài trợ của Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ (SBA), với mức lãi suất thấp và các chính sách nới lỏng. Tuy nhiên, việc áp dụng cho các khoản vay này thường mất thời gian và nguồn lực. Richmond ước tính các chủ doanh nghiệp có thể phải mất tới 30 giờ để điền đầy đủ các thủ tục giấy tờ cần thiết. Vì vậy, nếu có thể, việc thuê một nhân viên kế toán làm việc từ xa một lần nữa có thể giúp chủ doanh nghiệp không lãng phí thời gian và nguồn lực quý giá.
Mặc dù các khoản vay SBA là cách dễ nhất để các doanh nghiệp nhận được cứu trợ ngay bây giờ, nhưng vẫn có những lựa chọn khác. “Mỗi doanh nghiệp có một hoàn cảnh khác nhau. Vì vậy, có thể liên hệ trực tiếp với ngân hàng mà bạn đang hợp tác hoặc kêu gọi sự giúp đỡ từ nguồn quỹ của gia đình”, Richmond gợi ý.
Một lựa chọn khác là “Chương trình bảo vệ tiền lương”, gói cứu trợ trị giá 349 tỷ USD, giúp đỡ các công ty nhỏ trả lương cho nhân viên và thanh toán các hóa đơn cơ bản trong thời gian tạm dừng hoạt động. Chương trình được áp dụng từ ngày 3/4.
Cả thế giới đang phải đối mặt với những khó khăn chưa từng có trong lịch sử. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn hợp lý, cùng những kế hoạch đúng đắn, doanh nghiệp của bạn sẽ sớm vượt qua cuộc khủng hoảng này.