Bà Phạm Thị Giang - CEO Công ty TNHH Đại lý thuế Việt Luật
Sai phạm không từ “trên trời rơi xuống…”
Theo bà Phạm Thị Giang - CEO Công ty TNHH Đại lý thuế Việt Luật: Việt Nam hiện có 9 loại thuế, trong đó DN có các loại thuế chủ yếu như: Thuế môn bài; Thuế thu nhập cá nhân (TNCN); Thuế thu nhập DN (TNDN); Thuế giá trị gia tăng (GTGT)…
Đối với thuế TNCN, bà Giang cho hay: DN thường gặp các rủi ro khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra như: Hạch toán vào quỹ lương không đúng theo hợp đồng lao động (HĐLĐ); Tiền thưởng nhân viên, các khoản chi phụ cấp không đúng quy định hoặc vượt mức quy định tại thỏa ước lao động tập thể; Chi thù lao cho HĐQT không trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh; Chi tiền thưởng nhân dịp lễ, Tết cho người lao động (NLĐ) ngoài số tiền được quy định trong HĐLĐ hoặc thỏa ước lao động tập thể; Theo quy định, các đơn vị phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN ngay khi chi trả cho NLĐ, tuy nhiên sai phạm thường gặp là không khấu trừ đối với các HĐLD dưới 03 tháng;
Thiếu hồ sơ chứng minh các khoản thu nhập (thiếu biên bản nghiệm thu, bảng tính hoa hồng…); Chấm công sai dẫn đến chi sai lương. VD: Có nghỉ ốm hưởng chế độ BHXH nhưng vẫn chấm công nhân viên đi làm; Lưu trữ thiếu hồ sơ, lý lịch và các thông tin liên quan đến cá nhân NLĐ; Không tham gia BHXH cho NLĐ làm từ đủ 15 ngày công trong 01 tháng; Thực tế không sử dụng những LĐ này nên không có đầy đủ hồ sơ, thông tin chứng minh dẫn tới bị loại khoản chi phí lương này ra khỏi chi phí được trừ, bị phạt vi phạm hành chính, trốn thuế (thực tế đã có nhiều DN, chủ DN và kế toán bị truy tố về những hành vi tương tự như vậy).
Đối với cá nhân, các vi phạm thường gặp là: Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập nhưng không để ý, dẫn đến không tự quyết toán với cơ quan thuế mà thực hiện ủy quyền cho cơ quan chi trả; Không đủ cơ sở để giảm trừ gia cảnh. Nguyên nhân là do một cá nhân chỉ được giảm trừ gia cảnh ở một nơi. Việc cá nhân có thu nhập nhiều nơi không thể giảm trừ gia cảnh tại tất cả các nơi nhưng không trao đổi trung thực với DN; Cá nhân có người phụ thuộc nhưng không thông báo cho DN đăng ký giảm trừ khi vào làm việc; Chữ ký trong bảng lương và các hồ sơ không thống nhất;
Cá nhân không thuộc diện được làm cam kết thu nhập (do thu nhập của các nơi cộng lại tới ngưỡng phải nộp thuế hoặc thu nhập tại các nơi không đủ điều kiện làm cam kết); Khi cá nhân tự đi quyết toán thuế TNCN/hoàn thuế TNCN phát hiện ra mình có thu nhập ở các nơi khác. Khi đó, cá nhân làm cam kết với cơ quan thuế mình không có thu nhập ở các nơi đó. Và hậu quả là cơ quan thuế gửi yêu cầu xác minh thu nhập tại các công ty đã đưa cá nhân này vào hồ sơ lương sẽ phát hiện ra các hành vi gian lận, trốn thuế…
Tối ưu hóa để quản trị rủi ro!
Để hạn chế rủi ro và các sai phạm không đáng có, bà Phạm Thị Giang khuyến cáo: DN và chủ DN cần lưu ý:
Thứ nhất: Cần đăng ký hồ sơ người phụ thuộc đầy đủ và đúng hạn. Lưu ý đặc biệt với NLĐ mới vào làm tại công ty, nếu có người phụ thuộc thì phải đăng ký lại như lần đầu; Nếu nhiều người nộp thuế có chung 01 người phụ thuộc, thì các cá nhân đó phải tự thỏa thuận với nhau để đăng ký giảm trừ người phụ thuộc đó; Cá nhân tại 01 tháng, nếu có thu nhập ở nhiều nơi thì chỉ được chọn một nơi để giảm trừ;
Thứ hai: Điều kiện ủy quyền quyết toán: Cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế; Cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một nơi, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng, đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% và không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này; Lưu ý: Nếu cá nhân có một khoản thu nhập vãng lai nơi khác mà chưa khấu trừ 10% dù thu nhập dưới 02 triệu đồng thì cũng không thuộc diện được ủy quyền quyết toán;
Thứ ba: NLĐ ủy quyền công ty quyết toán: NLĐ đã ủy quyền thì phải ký giấy ủy quyền; NLĐ đã ủy quyền quyết toán thì khi làm bảng kê 05-1/BK-TNCN phải tích vào ô ủy quyền quyết toán thay; NLĐ đã ủy quyền quyết toán thì được giảm trừ bản thân trọn 12 tháng, kể cả khi họ không làm tại công ty đủ 12 tháng; Sau khi quyết toán thuế theo diện ủy quyền mà tính ra số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã khấu trừ thì được công ty tự bù trừ với lần nộp sau chứ không được hoàn; Chỉ tiêu 24, 25, 26 trên bảng kê 05-1/BK-TNCN chỉ hiển thị số liệu với những cá nhân đã ký giấy ủy quyền quyết toán. Sau khi quyết toán, công ty căn cứ vào số liệu tại các cột này để hoàn trả hoặc thu thêm thuế TNCN của NLĐ.
Ngoài ra, DN và chủ DN cần lưu ý: Quyết toán thuế TNCN theo số tiền thực chi, thực lĩnh chứ không phải theo số hạch toán chi phí. VD: Lương tháng 12/2023 mà chi trong tháng 12/2024 thì phần lương đó quyết toán cho năm 2024. Đối với tờ khai quyết toán thuế TNCN: Nếu trong năm công ty có phát sinh chi trả lương thì vẫn phải nộp tờ khai quyết toán quyết toán thuế TNCN năm mẫu 05/QTT-TNCN, kể cả trường hợp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN; Nếu tờ khai thuế TNCN tạm tính của tháng (quý) bị sai thì vẫn phải làm tờ khai bổ sung, dù công ty đã làm tờ khai quyết toán năm hay chưa.