Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Xin bà cho biết: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, về thuế bằng phương tiện điện tử. Đây là phương thức tạo hóa đơn mới được Tổng cục Thuế triển khai vào cuối năm 2022 và được xem như một mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp, được áp dụng với các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi nào là chứng từ hợp pháp?

Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Cụ thể, người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ đăng ký mới hoặc nếu đang sử dụng hình thức hóa đơn khác thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc đăng ký mới hoặc đăng ký thay đổi thông tin đều thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Việc đăng ký này đều phải thực hiện theo phương thức điện tử gửi đến hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử. Khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc khi gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải sử dụng chữ ký số.

Xin bà chia sẻ về những thuận lợi và khó khăn trong việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong giao dịch thương mại, trở thành một xu hướng tất yếu trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh mẽ tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Vì vậy, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, Bộ Tài chính cũng đã có Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai, các Quyết định 1391/QĐ-TCT; Quyết định 1510/QĐ-TCT về thành phần hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với CQT trong quá trình triển khai, bên cạnh những thuận lợi là lợi ích lâu dài vẫn tồn tại một vài khó khăn.

Trước hết về yều tố con người, tâm lý không muốn áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của một số cơ sở kinh doanh. Đây là những cơ sở kinh doanh hiện đang không phản ánh đầy đủ giao dịch kinh doanh để kê khai thuế. Theo đó, những cơ sở kinh doanh này muốn tách biệt quá trình sử dụng máy tính tiền khi bán hàng với quá trình lập hóa đơn để không xuất hóa đơn nhằm trốn thuế khi người mua hàng không lấy hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và tính pháp lý của hóa đơn này.

Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với doanh nghiệp như thế nào, thưa bà?

Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không làm tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp mà ngược lại còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn. Các cơ sở không phải mua mới máy tính mà vẫn sử dụng máy tính có sẵn đang dùng hiện nay và chỉ cần tích hợp thêm phần mềm. Chi phí cho hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thậm chí còn rẻ hơn so với các loại hóa đơn điện tử khác.

Chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay đối với từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của cơ sở kinh doanh nếu được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế.

Người bán không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Xin bà cho biết, đối tượng và hình thức sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Tại Khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế quy định: Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Như vậy, đối tượng sử dụng sẽ là doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm nhóm kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn; Nhóm bán lẻ hàng hóa (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng); Nhóm kinh doanh vàng bạc; Nhóm bán lẻ thuốc tân dược; Nhóm dịch vụ khác (dịch vụ vui chơi giải trí, vé cầu đường, vé xe buýt, vé tham quan, du lịch…) các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo mô hình kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, nhiều cơ sở kinh doanh đã sử dụng máy tính tiền để bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đặc biệt là ở các nhà hàng, khách sạn, cơ sở kinh doanh thương mại. Nhờ sử dụng máy tính tiền mà các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của các cơ sở kinh doanh được nhanh chóng, thuận tiện, chính xác và tiết kiệm chi phí.

Xin trân trọng cảm ơn bà!