TP.HCM đột phá trong công chứng điện tử và đăng ký thế chấp bất động sản trực tuyến

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh, TP.HCM ghi nhận bước tiến đáng chú ý trong cải cách thủ tục hành chính khi triển khai công chứng điện tử kết hợp đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp bất động sản trực tuyến toàn trình.

Theo thông tin từ Văn phòng Đăng ký đất đai TP.HCM, đơn vị đã phối hợp với Ngân hàng TMCP Quân đội (MBBank) triển khai quy trình liên thông giữa hoạt động công chứng điện tử và đăng ký biện pháp bảo đảm, cho phép tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ trên môi trường số đối với các trường hợp đáp ứng điều kiện thực hiện.

Điểm mới của mô hình là khả năng kết nối các khâu trong quy trình giao dịch, từ công chứng hợp đồng đến đăng ký biện pháp bảo đảm tại cơ quan đăng ký đất đai. Thay vì phải trực tiếp di chuyển giữa nhiều cơ quan, tổ chức để hoàn tất thủ tục, khách hàng có thể thực hiện các công đoạn được hỗ trợ trực tuyến, đồng thời theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ thông qua hệ thống điện tử.

Chỉ sau gần hai tháng triển khai thí điểm, MBBank đã phối hợp thực hiện thành công gần 400 hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến tại 30 chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai. Đây là kết quả bước đầu cho thấy tính khả thi của việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa tổ chức tín dụng và cơ quan đăng ký, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.

Đáng chú ý, theo thông tin từ đơn vị triển khai, một số hồ sơ đủ điều kiện có thể được giải quyết trong khoảng một ngày. Việc rút ngắn thời gian xử lý không chỉ mang lại thuận lợi cho khách hàng mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của ngân hàng và cơ quan đăng ký đất đai.

Trước đây, khi thực hiện giao dịch thế chấp bất động sản, người dân thường phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, thực hiện công chứng hợp đồng và tiếp tục nộp hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm tại cơ quan có thẩm quyền. Quy trình này có thể phát sinh thời gian chờ đợi, chi phí đi lại, nhất là đối với những trường hợp người có tài sản đang sinh sống hoặc làm việc tại địa phương khác.

Với mô hình liên thông điện tử, dữ liệu từ hợp đồng công chứng có thể được chuyển đến cơ quan đăng ký đất đai thông qua hệ thống kết nối, phục vụ việc tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ theo quy định. Người dân có thể theo dõi tình trạng xử lý trực tuyến, hạn chế việc phải trực tiếp liên hệ nhiều lần.

Đặc biệt, đối với khách hàng sinh sống tại Hà Nội hoặc các địa phương khác nhưng có bất động sản tại TP.HCM, phương thức này có thể giúp giảm đáng kể nhu cầu di chuyển, tiết kiệm chi phí đi lại và lưu trú nếu giao dịch đáp ứng đầy đủ điều kiện thực hiện từ xa.

Không chỉ mang lại lợi ích cho người dân, việc số hóa quy trình còn giúp ngân hàng giảm khối lượng hồ sơ giấy phải luân chuyển, tối ưu nguồn lực và nâng cao chất lượng phục vụ. Đối với cơ quan đăng ký đất đai, hệ thống điện tử tạo điều kiện chuẩn hóa nghiệp vụ, tăng khả năng tra cứu, quản lý và kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ.

Theo đại diện Văn phòng Đăng ký đất đai TP.HCM, kết quả triển khai là minh chứng cho tính khả thi của mô hình số hóa giữa ngân hàng và cơ quan đăng ký, đồng thời tạo ra giá trị thiết thực cho khách hàng thông qua việc rút ngắn thời gian xử lý, tối ưu chi phí và nguồn lực.

Mỗi hồ sơ được giải quyết thành công cũng là cơ sở để các đơn vị tiếp tục đánh giá, hoàn thiện quy trình, hướng tới mở rộng phạm vi áp dụng trong thời gian tới.

Bên cạnh lợi ích về thời gian và chi phí, công chứng điện tử kết hợp đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến còn có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch và an toàn pháp lý của các giao dịch bất động sản.

Luật Công chứng năm 2024, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, đã tạo hành lang pháp lý cho việc triển khai công chứng điện tử, đáp ứng yêu cầu đổi mới phương thức cung cấp dịch vụ công chứng trong bối cảnh chuyển đổi số.

Việc ứng dụng dữ liệu điện tử, chữ ký số và các phương thức xác thực phù hợp góp phần bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản, hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu thông tin và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình luân chuyển hồ sơ.

Đồng thời, việc lưu trữ, quản lý dữ liệu trên hệ thống có thể giảm nguy cơ thất lạc, hư hỏng giấy tờ và nâng cao khả năng truy xuất thông tin khi cần thiết. Tuy nhiên, hiệu quả bảo mật còn phụ thuộc vào hạ tầng kỹ thuật, cơ chế phân quyền truy cập và việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin.

Đặc biệt, đối với giao dịch thế chấp bất động sản, việc chuyển đổi sang phương thức điện tử không làm thay đổi yêu cầu kiểm tra tính hợp pháp của tài sản, xác định đúng chủ thể giao dịch, bảo đảm ý chí tự nguyện của các bên và tuân thủ quy định về đăng ký biện pháp bảo đảm.

Do đó, chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng không đơn thuần là thay thế hồ sơ giấy bằng dữ liệu điện tử, mà phải gắn với nâng cao chất lượng kiểm soát rủi ro, phòng ngừa gian lận và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp.

Theo đại diện MBBank, công chứng điện tử đã được triển khai tại Hà Nội và Đồng Nai, tuy nhiên, tại các địa bàn này, khâu nộp hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm vẫn thực hiện trực tiếp theo quy trình đang áp dụng.

Trong khi đó, điểm nổi bật của mô hình tại TP.HCM là việc triển khai nộp hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến toàn trình, thay thế khâu nộp hồ sơ giấy trực tiếp đối với các trường hợp đủ điều kiện.

Đại diện Văn phòng Đăng ký đất đai TP.HCM cho biết, thời gian tới sẽ tiếp tục mở rộng việc triển khai công chứng điện tử kết hợp đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến đến các ngân hàng khác, tạo điều kiện để nhiều khách hàng tiếp cận phương thức giao dịch hiện đại, thuận tiện.

Để mô hình được triển khai đồng bộ, cần tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ, tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, tổ chức; đồng thời bảo đảm sự thống nhất trong áp dụng pháp luật về công chứng, đất đai, giao dịch điện tử và đăng ký biện pháp bảo đảm.

Từ kết quả gần 400 hồ sơ được xử lý thành công sau gần hai tháng thí điểm, mô hình tại TP.HCM cho thấy tiềm năng đổi mới phương thức giải quyết thủ tục hành chính theo hướng hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Đây không chỉ là bước tiến trong ứng dụng công nghệ mà còn góp phần hiện thực hóa mục tiêu cải cách hành chính, xây dựng nền quản trị số, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.