Ứng dụng AI tạo tăng trưởng hai con số: Bài học thực tiễn từ doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

Giải bài toán nguồn lực bằng chu trình 5RE Growth Cycle

Trong quá trình hoạt động thực tế, các doanh nghiệp nhỏ và vừa luôn phải đối mặt với bài toán phục vụ nhiều khách hàng hơn, nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường với nguồn lực nhân sự, thời gian và ngân sách có hạn. Trí tuệ nhân tạo mở ra các giải pháp hỗ trợ thiết thực, nhưng mức độ hiệu quả được quyết định bởi việc xác định đúng mục tiêu, cải tiến quy trình và chuẩn bị năng lực thích ứng cho người lao động. Thay vì triển khai đồng loạt, Giám đốc 5S Media Phạm Thị Thu Hằng cho rằng các tổ chức có thể chọn một công việc thường xuyên phát sinh, xác định điểm nghẽn, thử nghiệm thay đổi ở quy mô nhỏ và đánh giá kết quả trước khi mở rộng.

Dữ liệu tài chính của 5S Media cho thấy rõ hiệu quả từ phương pháp tiếp cận này. So sánh cùng kỳ năm 2025 và 2026, doanh thu của công ty tăng khoảng 20%, số lượng nhân sự giảm khoảng 10% trong khi tổng quỹ lương không thay đổi. Từ các tỷ lệ này, doanh thu bình quân trên mỗi nhân sự nội bộ đã ghi nhận mức tăng trưởng khoảng 33%. Để đạt được kết quả trên, doanh nghiệp đã thiết kế và ứng dụng triệt để mô hình 5RE Growth Cycle với 5 bước tổ chức lại cách thức làm việc.

Bước thứ nhất là Review (Rà soát), tập trung vào việc đánh giá quy trình hiện hành, các chỉ số quản trị, những điểm nghẽn và luồng thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định. Bước thứ hai là Reduce (Giảm bớt), yêu cầu tổ chức nhận diện các công việc lặp lại, loại bỏ những bước không cần thiết và tối ưu hóa các nguồn lực để sử dụng hiệu quả hơn. Bước thứ ba là Restructure (Tái cấu trúc), thực hiện thiết kế lại quy trình, phân bổ vai trò và cách thức phối hợp trong đội nhóm trên cơ sở ứng dụng công nghệ phù hợp.

Bước thứ tư là Retrain (Đào tạo lại), tập trung hỗ trợ người lao động và cấp quản lý phát triển kỹ năng, làm quen với cách làm việc mới, đồng thời xác định rõ trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt của từng cá nhân. Bước cuối cùng là Repeat (Lặp lại), bao gồm việc theo dõi kết quả, rút kinh nghiệm, thực hiện điều chỉnh và tiếp tục áp dụng cải tiến cho các quy trình tiếp theo. Quá trình này giống như việc chăm sóc một khu vườn, người quản lý phải tìm hiểu điều kiện đất ban đầu, loại bỏ yếu tố cản trở như cỏ dại, sắp xếp lại cách bố trí, trang bị kỹ năng cho nhân công, sau đó tiến hành thu hoạch và phân tích hiệu quả để bắt đầu một chu kỳ mới.

Tối ưu năng lực vận hành từ khâu thiết kế đến quản trị chiến lược

Việc áp dụng công nghệ tại 5S Media thể hiện rõ nhất qua quy trình thiết kế hình ảnh quảng cáo. Trước đây, đội ngũ thường phải tự phát triển ý tưởng, tìm nhiều hình ảnh tham khảo để đối tác lựa chọn, sau đó mới tiến hành thiết kế và chỉnh sửa qua nhiều vòng. Khi đưa trí tuệ nhân tạo vào ứng dụng, đội ngũ có thể khởi tạo ngay các phương án hình ảnh từ ý tưởng ban đầu để khách hàng hình dung và trao đổi sớm hơn. Sau khi chốt được hướng đi, nhân sự thiết kế tiếp tục phát triển và tinh chỉnh sản phẩm. Quy trình mới này đã giúp công ty tiết giảm ít nhất 50% thời gian và công sức vận hành.

Ở cấp độ quản trị điều hành, trí tuệ nhân tạo hỗ trợ tổng hợp thông tin từ các nguồn liên quan theo những chỉ số đã được thiết lập. Các báo cáo tự động là cơ sở để ban điều hành theo dõi tiến độ công việc, nhưng khâu kiểm chứng dữ liệu, đánh giá thực tế và ra quyết định cuối cùng vẫn hoàn toàn do con người đảm nhận. Các tác vụ chuyên môn khác như nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch truyền thông và quản trị tri thức nội bộ cũng ghi nhận sự tối ưu thời gian đáng kể.

Đánh giá một cách toàn diện, kết quả kinh doanh tăng trưởng của 5S Media chịu tác động từ nhiều biến số, bao gồm công tác phát triển khách hàng, cơ cấu dự án, cải tiến quy trình và sự nỗ lực của tập thể. Việc đo lường chỉ số doanh thu trên mỗi nhân sự cũng cần được xem xét cùng với chi phí đầu tư cho hệ thống công nghệ, biên lợi nhuận, chất lượng dịch vụ và khối lượng công việc.

Từ kinh nghiệm thực tiễn, doanh nghiệp nhỏ và vừa khi bắt đầu đưa công nghệ mới vào bộ máy vận hành cần chọn một quy trình cụ thể, xác định số liệu cơ sở, thử nghiệm thực tế và đo lường kết quả theo thời gian. Các chỉ số đo lường hiệu quả cần tập trung vào thời gian xử lý, chất lượng thành phẩm, năng lực triển khai, trải nghiệm khách hàng và tính hiệu quả tài chính. Khi sử dụng nguồn lực tối ưu hơn, thời gian tiết kiệm được sẽ chuyển hóa thành tư duy chiến lược, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng và gia tăng năng lực cạnh tranh cốt lõi trên thị trường.