Tại phường Quan Triều, mảng tư pháp hộ tịch chiếm phần nhiều khối lượng công việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Chỉ sau hơn một tháng vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, lĩnh vực này đã giải quyết hơn một nghìn hồ sơ.
Chị Nguyễn Thị Thanh Tâm, chuyên viên tư pháp - hộ tịch Trung tâm phục vụ hành chính công phường Quan Triều cho biết phần mềm hộ tịch giúp cán bộ xử lý hồ sơ nhanh hơn, giảm áp lực tiếp công dân. Tuy nhiên, một số bất cập cần được điều chỉnh.
Về chứng thực, hiện nay, khi công dân công chứng nhiều loại giấy tờ, cán bộ phải nhập lặp lại thông tin nhiều lần. Ví dụ, một người đến chứng thực cả giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp và sổ đỏ thì phải nhập ba lần các trường bắt buộc như số CCCD, họ tên. Điều này mất nhiều thời gian, trong khi nếu phần mềm có chức năng nhập một lần thông tin cá nhân và thêm tiếp nhiều loại hồ sơ thì sẽ thuận lợi hơn.
Ngoài ra, trường “ngày cấp CCCD” nên bỏ vì không cần thiết. Phần mềm cũng chưa hỗ trợ chứng thực điện tử, chưa đồng bộ được dữ liệu dân cư để tránh nhập lại. Đồng thời chữ ký số cần cải tiến để ra ngoài trường thông tin để cán bộ có thể ký, xác nhận và chuyển tiếp ngay khi tiếp nhận hồ sơ.
Về hộ tịch, nhiều trường thông tin chưa hợp lý, còn trùng lặp như “người nộp hồ sơ” và “người yêu cầu” hay “người giải quyết” và “người khai tử”. Một số thủ tục lại thiếu dữ liệu quan trọng, chẳng hạn đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài chưa có đủ trường thông tin của cả vợ và chồng, hoặc khai sinh có yếu tố nước ngoài thiếu phần cha và mẹ.
Ngoài ra, việc tách riêng họ, đệm, tên thành nhiều ô, hay để các trường không cần thiết như “quốc gia khác, dân tộc khác” cũng làm cho hồ sơ trở nên rườm rà, khó sử dụng.
Hành chính công tỉnh Thái Nguyên lấy người dân làm trung tâm phục vụ
Ông Phạm Quốc Trung, Phó Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên, cho biết, qua công tác nắm bắt tình hình, sở nhận được nhiều ý kiến của cán bộ làm việc tại trung tâm hành chính công các xã phường.
Cụ thể, về chức năng dữ liệu, hệ thống chưa hiển thị đầy đủ các sổ hộ tịch cũ thuộc phạm vi quản lý, một số địa phương chưa nhận được dữ liệu trước khi sáp nhập. Việc khai thác dữ liệu cũ chưa thông suốt, chưa tra cứu được dữ liệu toàn quốc phục vụ cấp bản sao trích lục hộ tịch và xác nhận tình trạng hôn nhân; đồng thời chưa khai thác được file scan sổ hộ tịch trên hệ thống.
Đối với đăng ký khai sinh, khi chuyển dữ liệu qua Bảo hiểm xã hội để cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em, việc lựa chọn cơ sở khám chữa bệnh ban đầu mất nhiều thời gian.
Trong thực hiện cải chính, thay đổi, bổ sung thông tin hộ tịch, hệ thống không cho phép thao tác đối với những trường hợp đã từng cải chính trước đó. Các thủ tục liên thông với phần mềm Bộ Công an cũng chưa ổn định, thường xuyên phát sinh lỗi không cấp được mã định danh.
Để khắc phục khó khăn, bảo đảm hệ thống hộ tịch điện tử vận hành ổn định, Sở Tư pháp Thái Nguyên đã bám sát chỉ đạo của Bộ Tư pháp và Cục Hành chính tư pháp. Các văn bản hướng dẫn được triển khai đồng bộ tới UBND xã, phường; cán bộ được cử tham gia các lớp tập huấn, tài liệu nghiệp vụ được phổ biến kịp thời.
Ông Phạm Hoàng Trung, phó Giám đốc sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên: Thay đổi trong tư duy quản trị nhà nước, chuyển từ kiểu hành chính quản lý sang phục vụ, từ “chỉ đạo, điều hành” sang “đồng hành, hỗ trợ”.
Sở cũng thành lập Tổ giúp việc nhằm trực tiếp tiếp nhận và xử lý vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện. Thành viên gồm lãnh đạo phòng, đơn vị chuyên môn và cán bộ phụ trách các lĩnh vực. Đồng thời, đường dây nóng, số điện thoại của từng thành viên và nhóm Zalo “Sở Tư pháp và UBND cấp xã” được thiết lập để bảo đảm thông tin thông suốt, hỗ trợ kịp thời cho cơ sở.
Trong thời gian tới, Sở Tư pháp tiếp tục phối hợp chặt chẽ với 92 xã, phường để nắm bắt tình hình, tháo gỡ khó khăn và hướng dẫn nghiệp vụ. Việc triển khai sẽ bám sát chỉ đạo của Bộ Tư pháp, tổ chức thống nhất trên địa bàn. Cùng với đó, Sở tham mưu UBND tỉnh hoàn thiện Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, đồng bộ với phần mềm chuyên ngành; đẩy mạnh tập huấn, đào tạo công chức hộ tịch để đáp ứng yêu cầu mới.
Từ thực tiễn triển khai, Sở Tư pháp Thái Nguyên kiến nghị Bộ Tư pháp tiếp tục rà soát, bổ sung chức năng còn thiếu, nâng cấp đường truyền, máy chủ và khả năng xử lý của hệ thống. Một số địa phương sau sáp nhập còn tồn tại lỗi dữ liệu, chưa chuyển đổi đầy đủ từ đơn vị cũ, cần sớm được khắc phục để việc khai thác, tra cứu cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuận lợi hơn, phục vụ người dân tốt hơn.