Sơn La là tỉnh miền núi ở Tây Bắc, trước đây tỉnh có 12 huyện, thành phố, khoảng 200 xã, phường, thị trấn. Sau khi thực hiện “Cuộc cách mạng tinh gọn bộ máy”, khi sáp nhập toàn tỉnh có 75 xã, phường, với 12 dân tộc, trong đó hơn 80% là đồng bào dân tộc thiểu số.
Những năm qua, việc đưa các chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước tới đồng bào đã có những chuyển biến tích cực. Nhiều chính sách đi vào cuộc sống đã góp phần làm thay đổi nhận thức của người dân, tạo sự đồng thuận và ủng hộ từ phía cộng đồng. Đặc biệt là việc sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp đã bước đầu mang lại hiệu quả tích cực trong công tác cải cách hành chính, phục vụ nhân dân được tốt hơn.
Nhiều khó khăn trong việc sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp tại các xã của tỉnh Sơn La.
Có thể nói, phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch không chỉ là công cụ kỹ thuật hỗ trợ cán bộ tư pháp, mà còn là xương sống dữ liệu trong quá trình vận hành hiệu quả chính quyền địa phương 2 cấp. Việc ứng dụng hiệu quả phần mềm này sẽ nâng cao chất lượng phục vụ người dân, đồng thời góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững và hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.
Tuy nhiên, hiện nay do hạ tầng kỹ thuật phần mềm chưa đồng bộ, trình độ công nghệ cán bộ thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp còn hạn chế… đã ảnh hưởng nhiều hoạt động công tác tư pháp tại cơ sở. Nhất là tại những xã vùng sâu, vùng xa, biên giới, khiến công việc phục vụ nhân dân chưa được như kỳ vọng.
Là người rất nhiều năm gắn bó với ngành tư pháp, chị Phùng Thị Lệ Giang - chuyên viên văn phòng phụ trách lĩnh vực tư pháp phường Chiềng Sinh, tỉnh Sơn La cho biết: Thời gian qua, việc sử dụng hạ tầng quản lý phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp tại phường đang gặp một số khó khăn nhất định. Một phần do phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp chưa ổn định hay xảy ra chậm, lỗi; không có dữ liệu hộ tịch đã được được số hoá trước ngày 01/07/2025, gây khó khăn trọng việc tra cứu các thông tin hộ tịch cũng như cấp bản sao các sự kiện hộ tịch; chưa thiết kế trang mục liên quan đến báo cáo ngành như phần mềm trước đây sử dụng. Thêm nữa, phần mềm một cửa của tỉnh chưa đồng bộ các dữ liệu, thủ tục hành chính đã phát sinh từ ngày 01/01/2025 đến 30/06/2025 dẫn đến việc tra cứu hồ sơ, thành phần hồ sơ đã Scan gặp nhiều khó khăn.
Ngoài ra, các hồ sơ đã thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia, tiếp nhận sang phần mềm một cửa điện tử. Từ phần mềm một cửa liên thông sang phần mềm hộ tịch nhấn mạnh nhóm liên thông thủ tục hành chính (khai sinh, khai tử) liên thông nhập khẩu, xóa đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế để xử lý các bước tiếp theo còn tình trạng chậm, treo và bị lỗi, ảnh hưởng thời gian xử lý hồ sơ nói chung và việc trả kết quả cho người dân nói riêng còn hạn chế.
Người dân đến làm thủ tịch hành chính về tư pháp tại bộ phận một cửa phường Chiềng Sinh.
Chị Giang chia sẻ: Chiềng Sinh là phường có địa bàn rộng, dân cư đông, nhận thức của công dân không đồng đều nên việc ứng dụng công nghệ thông tin của người dân chưa có thói quen, kỹ năng tự nộp hồ sơ yêu cầu tương ứng với quy trình giải quyết thủ tục hành chính còn nhiều hạn chế, dẫn đến công dân khi thực hiện thủ tục hành chính phải có sự hỗ trợ 100% của cán bộ chuyên môn của Trung tâm Phục vụ hành chính công, hướng dẫn thực hiện nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công, đăng nhập bằng tài khoản định danh mức độ 2 … Chính vì vậy, việc làm này lâu dần thành phụ thuộc, giao khoán việc nộp hồ sơ là của cán bộ, công chức người tiếp nhận, xử lý hồ sơ.
Tiếp nữa, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nhiều, số lượng lớn và liên tục được sửa đổi, bổ sung. Việc thực hiện tiếp nhận nhiều nội dung trước đây thuộc thẩm quyền của cấp huyện ví dụ như: Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; việc giải quyết bồi thường trong trường hợp hành vi gây thiệt hại của UBND cấp huyện thuộc nhóm nhiệm vụ, quyền hạn của cấp xã kể từ ngày 01/7/2025... dẫn đến tham mưu, giải quyết của công chức còn gặp nhiều lúng túng.
Cùng chia sẻ về những khó khăn trên, anh Đào Trung Việt – cán bộ tư pháp xã Chiềng Mung, tỉnh Sơn La cũng cho hay: Qua trình sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp tại xã Chiềng Mung hiện nay cũng đang gặp một số hạn chế, khó khăn. Đặc biệt là quá trình đăng nhập phần mềm hay xảy ra lỗi, chậm, cho nên người dân đến giải quyết thủ tục hành chính đôi khi phải chờ, vì thời gian nhận và trả kết quả bị lùi lại. Cả xã sau sáp nhập có 46 bản, trên 27.700 nhân khẩu, nhiều thủ tục, giấy tờ lẽ ra chỉ giải quyết trong ngày là xong, nhưng do phần mềm đăng nhập quá tải, việc trả kết quả lại kéo dài sang ngày hôm sau. Những khó khăn trên, hầu hết cán bộ làm công tác tư pháp tại tỉnh Sơn La đang gặp phải.
Theo thông tin Sở Tư pháp tỉnh Sơn La, hiện nay việc phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp tại hầu hết 75 xã, phường đều đang gặp vướng mắc. Một trong lý do đó là do cơ sở vật chất mới chỉ được trang bị cơ bản, nhiều thiết bị chưa bảo đảm chất lượng, đặc biệt là máy tính có cấu hình thấp, gây khó khăn trong quá trình vận hành phần mềm chuyên ngành, phần mềm quản lý văn bản và các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính. Hệ thống đăng ký và quản lý Hộ tịch của Bộ Tư pháp hiện tại thường quá tải, báo lỗi khó truy cập, hệ thống đường truyền chậm và không ổn định…
Đa số cán bộ tư pháp xã đều chia sẻ khó khăn về việc vướng mắc trong sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp.
Bà Lê Thị Minh Giang – Phó trưởng phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp - Sở Tư pháp tỉnh Sơn La cho biết: Hiện nay, phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ chính quyền điện tử 2 cấp đang gặp một số vướng mắc. Đặc biệt là các chức năng trên hệ thống phần mềm, như lỗi về tra cứu, lỗi kết nối, lỗi duyệt hồ sơ dữ liệu giữa các phần mềm, lỗi trả kết quả… VD: Hiện nay, Sở Tư pháp tỉnh Sơn La đang rà soát dữ liệu hôn nhân, tiến độ phải hoàn thành trước ngày 20/8/2025, công việc này được trên toàn quốc, nên hiện nay hệ thống đang chật cứng, quá tải, các lỗi sai từ cấp xã gửi lên Sở phê duyệt để không thể phê duyệt được, đây là lỗi kỹ thuật thường xuyên xảy ra.
Thêm nữa, năng lực, trình độ của một số cán bộ tư pháp tại tỉnh miền núi như Sơn La, cơ bản cán bộ tư pháp đều là cử nhân, nhưng về chuyên môn còn hạn chế, ở tất cả 75 xã, phường hầu hết đều chưa đáp ứng được yêu cầu. Nhất là việc đăng ký các sự kiện hộ tịch, năng lực tin học còn yếu, việc thực hiện các thao tác trên hệ thống phần mềm hay xảy ra lỗi do làm sai, nhất là tại các xã vùng sâu, vùng xa.
Đối với hạ tầng cơ sở vật chất, cơ bản các xã đều có kết nối mạng Internet nhưng do sử dụng thiết bị máy móc cũ, cấu hình không đảm bảo, một số phần mềm không tương thích, khiến cho việc tra cứu, khai thác công năng của phần mềm bị lỗi, không được đầy đủ. Đặc biệt là hiện nay thi thoảng vẫn xảy ra tình trạng mất kết nối giữ Bảo hiểm xã hội với bên hộ tịch về khai sinh cho trẻ dưới 6 tuổi. Việc kê khai điện tử đã thực hiện xong nhưng lại không chuyển được hồ sơ, không trả được kết quả sang bên bảo hiểm để cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi…
Trước những vướng mắc trên, Sở Tư pháp tỉnh Sơn La đã kiến đến UBND các xã, phương quán triệt, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo, cập nhật kịp thời những vướng mắc, khó khăn về kỹ thuật, chuyên môn để Sở Tư pháp nắm, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp - Bộ Tư pháp hỗ trợ, xử lý. Đồng thời, đối với số dữ liệu ở trạng thái chờ rà soát (do thiếu thông tin), đề nghị UBND cấp xã chỉ đạo công chức tư pháp hộ tịch tập trung xử lý, có giải pháp phù hợp để bổ sung thông tin đối với số dữ liệu ở trạng thái lưu nháp, sớm đảm bảo đủ điều kiện thực hiện số hóa...