Theo đó, Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức; người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây viết tắt là người lao động); các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (trừ Bộ Công an, Bộ Quốc phòng); Tòa án nhân dân các cấp; Viện kiểm sát nhân dân các cấp; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Kiểm toán Nhà nước; các tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp (sau đây viết tắt là bộ, ngành, địa phương).
Thông tư quy định nguyên tắc thực hiện như sau:
1- Công tác xây dựng và quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương là trách nhiệm của Bộ Nội vụ, bộ, ngành, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức; được thực hiện thống nhất, đồng bộ, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin của từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, kể từ khi được tuyển dụng, ký hợp đồng lao động cho đến khi không còn làm việc tại các cơ quan nhà nước; bảo đảm sự thống nhất trong chỉ đạo, điều hành; tập trung tối đa nguồn lực, rút ngắn thời gian trong việc thu thập, chỉnh sửa, cập nhật thông tin cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan nhà nước.
2- Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin theo quy định của pháp luật. Việc xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật có liên quan và phù hợp với Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam; quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước; các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật khác có liên quan.
3- Dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải bảo đảm tính cập nhật, chính xác theo quy định của pháp luật. Dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được quản lý theo độ hạn chế tiếp cận, mã hóa một số trường thông tin để bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin trong công tác cán bộ. Việc xác định độ hạn chế tiếp cận của dữ liệu thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
4- Người được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được truy cập, nghiên cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương theo quy định của pháp luật, trừ thông tin của cá nhân người đó hoặc pháp luật có quy định khác.
5- Không cung cấp thông tin qua hình thức văn bản đối với thông tin đã được khai thác qua hình thức kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Không yêu cầu khai báo lại các thông tin, dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc trong Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương, trừ trường hợp phục vụ cập nhật hoặc sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra dữ liệu.
Quy định về tạo lập, cập nhật dữ liệu
Về chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương, Thông tư quy định như sau:
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức: Thống nhất sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch tại Phụ lục kèm theo Thông tư này để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương.
- Đối với người lao động: Thống nhất sử dụng mẫu hợp đồng lao động (Phụ lục II) ban hành kèm theo Thông tư số 05/2023/TT-BNV ngày 03 tháng 5 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn mẫu hợp đồng dịch vụ và mẫu hợp đồng lao động đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương. Việc tạo lập, cập nhật dữ liệu đối với người lao động được thực hiện bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2024.
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm tạo lập tài khoản cá nhân cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nhập liệu vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương.
Cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm truy cập vào tài khoản cá nhân đã được cấp để nhập thông tin của mình vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương; thông tin phải đầy đủ, thống nhất định dạng kỹ thuật, phản ánh đầy đủ, chính xác theo sơ yếu lý lịch/mẫu hợp đồng lao động đã được cấp có thẩm quyền quản lý xác nhận.
Đối với việc cập nhật thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động do có thay đổi, hiệu chỉnh thì cá nhân có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương kèm theo bản số hóa của tài liệu đã được cấp có thẩm quyền xác nhận.
Người đứng đầu bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc cập nhật dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý từ Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương lên Cơ sở dữ liệu quốc gia thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu quy định tại khoản 2 Điều 12 Quy chế này; phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt bằng ký số dữ liệu được cập nhật theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy chế này.
Về khai thác cơ sở dữ liệu
Bộ Nội vụ sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia để tổng hợp, phân tích đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm và các nội dung khác thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; kết nối, chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia với các hệ thống thông tin khác phục vụ cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khai thác thông tin theo quy định tại Quy chế này.
Bộ, ngành, địa phương được khai thác, sử dụng dữ liệu tổng hợp, phân tích chung, dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của bộ, ngành, địa phương mình trong Cơ sở dữ liệu quốc gia; các dữ liệu này được chia sẻ mặc định từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương mình để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ.
Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được khai thác dữ liệu của mình; được truy cập, nghiên cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương khi cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đồng ý bằng văn bản theo quy định của pháp luật.
Dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương khi được xuất theo định dạng văn bản điện tử, được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật thì văn bản điện tử đó có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Về kết nối, chia sẻ dữ liệu
Bộ Nội vụ thiết lập và công bố các dịch vụ chia sẻ dữ liệu thuộc phạm vi Cơ sở dữ liệu quốc gia; ban hành các văn bản liên quan đến quy định kỹ thuật về cấu trúc, định dạng dữ liệu, gói tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu quốc gia khác, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương với
Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia (sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước) bảo đảm tuân thủ quy định tại Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
Bộ Nội vụ cung cấp cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương cặp khóa để kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương và Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương thực hiện ký số phê duyệt dữ liệu trước khi đồng bộ dữ liệu của bộ, ngành, địa phương với Cơ sở dữ liệu quốc gia thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia.
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05 tháng 5 năm 2023.