Chúng ta không thể hoàn hảo như John Wood, cựu huấn luyện viên bóng rổ tại UCLA, nhưng có thể học hỏi những kinh nghiệm quý báu từ họ, để giúp cả nhóm của bạn dễ dàng đạt được thành công.
Không biết cách quản lý thời gian
Lý do lớn nhất mà chúng ta làm việc khó đạt được hiệu quả cao là do cách quản lý thời gian. Nhiều người thắc mắc, tại sao việc quản lý thời gian của nhân viên lại là vấn đề của những người lãnh đạo. Nếu một cá nhân không dành thời gian của họ một cách khoa học thì sẽ ảnh hưởng gì tới bạn, những người trực tiếp quản lý? Theo John Wood, bạn có trách nhiệm phải giúp đỡ các thành viên trong nhóm của mình, giúp họ quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất.
Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng, nhân viên của bạn sử dụng thời gian cho công việc và theo mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ đã được đặt ra. Vì vậy, cần xây dựng các mục tiêu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm phù hợp với công việc hiện tại của bạn. Điều này không chỉ mang lại hiệu quả cho công việc của mọi người, mà còn đảm bảo cả nhóm của bạn đang làm việc theo đúng kế hoạch đã đề ra vào từng thời điểm nhất định.
Tiếp theo, có thể thực hiện các bước sau:
- Giúp nhân viên của mình giải quyết các vấn đề phức tạp. Ví dụ, tìm hiểu lý do tại sao nhân viên của mình chậm tiến độ. Nếu vì công việc quá tải, danh sách những việc cần làm quá dài, thì hãy chỉ cho họ cách tạo một danh sách ngắn hơn, chỉ liệt kê những việc làm quan trọng nhất.
- Giảm những tiếng ồn cũng như những tác nhân gây mất tập trung cho nhân viên và hạn chế các cuộc họp không cần thiết.
- Khắc phục những “kế hoạch trễ tiến độ” bằng cách thiết lập lại thời hạn thực tế.
- Cho phép sử dụng thời gian linh hoạt hơn. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, thời gian làm việc từ 9h sáng đến 5h tối không mang lại năng suất làm việc hiệu quả. Hãy cho phép họ làm việc theo thời gian mà người làm việc hiệu quả nhất trong phòng đạt được.
- Nếu các thành viên trong nhóm đã làm việc hết công suất, đừng giao thêm công việc cho họ.
- Khuyến khích họ chia nhỏ các dự án lớn thành từng hạng mục nhỏ hơn, để dễ quản lý và triển khai công việc.
- Giúp họ duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khuyến khích họ nghỉ giải lao thường xuyên và đừng làm phiền khi họ đang tập trung.
Thiếu trí tuệ cảm xúc (EI)
EI đơn giản là khả năng nhận biết và phản ứng với cảm xúc của bản thân và những người xung quanh. Thực tế, trí tuệ xúc cảm (EI) bao gồm 4 thành phần sau: - Nhận biết và hiểu được cảm xúc và phản ứng của bản thân (Khả năng tự nhận thức) - Quản lý, kiểm soát và thích ứng với cảm xúc, tâm trạng, phản ứng và phản hồi của chúng ta (Khả năng tự quản lý) - Hiểu được cảm xúc của người khác, hiểu được cảm xúc của họ và sử dụng sự hiểu biết đó để có mối quan hệ hiệu quả hơn (Khả năng nhận thức xã hội) - Xây dựng mối quan hệ liên quan đến những người khác trong các tình huống xã hội, dẫn dắt, đàm phán xung đột, và làm việc nhóm (Kỹ năng quản lý mối quan hệ)
Như vậy, EI đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc quyết định hiệu suất làm việc của một tập thể, mà còn đánh giá năng lực lãnh đạo của người quản lý. Ví dụ, nhờ có EI, bạn có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm, từ đó để giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp thay vì cố gắng tự mình giải quyết mọi việc. Thâm chí, nếu có chỉ số EI cao, bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn được các thành viên vào chính công việc của họ.
Không bao giờ rời khỏi văn phòng
“Sai lầm phổ biển mà tôi thấy các giám đốc điều hành thường gặp phải là họ ngồi trong văn phòng cả ngày. Hãy dành thời gian đi bộ xung quanh văn phòng, để có cơ hội gặp gỡ và trò chuyện thân mật cùng các đồng nghiệp. Những cuộc trò chuyện ngẫu hứng này này có thể mang lại nhiều lợi ích hơn so với việc gửi email cũng như các cuộc họp”, Matt Girvan, chuyên gia về năng suất, tác giả cuốn sách Gung Ho - bí quyết phát huy nhiệt huyết nhân viên, chia sẻ trên Monster.com.
Một số cách khác bạn có thể thực hiện như lên lịch gặp trực tiếp với nhân viên, có thể là một cuộc họp ngắn giờ ăn trưa hay một cuộc điện thoại ngắn… Những việc làm này không chỉ tạo ra môi trường làm việc thân thiện, gần gũi mà còn mang lại cho người quản lý cơ hội để thấu hiểu những tâm tư của nhân viên. Qua đó, bạn sẽ hiểu được những khó khăn mà họ đang gặp phải và giúp họ giải quyết những vấn đề đó.
Hãy giúp nhân viên của bạn cảm thấy sự gần gũi, chuyên nghiệp, để họ cống hiến và làm việc hết mình Quản lý vi mô
Biểu thị quyền lực không thích hợp có thể khiến nhân viên bức xúc. Nhưng khi được thực hiện một cách đúng đắn, quản lý vi mô (QLVM) có thể đem lại điều mà nhân viên muốn và cần để làm tốt công việc của mình. QLVM thường được hiểu là cấp quản lý giám sát và điều khiển chặt chẽ công việc của cấp dưới. Nhà QLVM mắc sai lầm nếu tạo ra quá nhiều tiếp xúc không giúp ích gì cho cấp dưới. Người quản lý tốt áp dụng phương thức khác biệt để sắp xếp các nhiệm vụ lãnh đạo, sản xuất và hành chính của họ sao cho ăn khớp với nhau.
Điều kiện làm việc không đảm bảo
Bạn vừa tìm được một công việc mơ ước, nhưng trong ngày đầu tiên đi làm, bạn không có chỗ để ngồi, chiếc ghế sắp hỏng, máy tính chậm chạp, văn phòng thiếu ánh sáng, ồn ào… thì liệu bạn sẽ làm việc ra sao trong điều kiện như thế này.
Vì vậy, để đạt hiệu suất làm việc cao nhất, hãy đảm bảo trang bị đầy đủ cho nhân viên những trang thiết bị cần thiết, không gian làm việc yên tĩnh, đủ ánh sáng để họ có thể tập trung trong công việc.
Ngoài ra, nếu có điều kiện, hãy để nhân viên của bạn tự trang trí không gian làm việc theo ý thích của họ, để họ thỏa sức sáng tạo và thêm yêu không gian làm việc của mình.
Không minh bạch, công bằng
Có lẽ với những người lãnh đạo thì đây là yêu cầu quan trọng nhất. Họ phải minh bạch và công bằng với tất cả các thành viên trong nhóm, để phát huy tối đa tiềm năng của mỗi người.
Minh bạch tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và khuyến khích sự hợp tác, tạo dựng niềm tin với mọi người. Minh bạch cũng giúp tạo ra sự gần gũi, cởi mở giữa các thành viên trong công ty, giúp cho công việc đạt hiệu quả cao.
Chỉ ra những việc làm sai
Nhiều người lãnh đạo thường chỉ tập trung vào những việc làm sai của nhân viên mà không đánh giá cao những gì mà họ đã làm được.
Việc tập trung vào những kết quả tốt không có nghĩa là bạn sẽ bỏ qua những sai lầm mà nhân viên mắc phải. Quan trọng là bạn cần biết thời điểm nào nên khuyến khích, động viên họ, thời điểm nào nên góp ý để họ sữa chữa. Bởi bạn cần nhận ra những khó khăn mà họ đang gặp phải và động viên, giúp họ khắc phục những sai lầm này.
Không ưu tiên cuộc sống cá nhân của họ
Không chỉ có công việc, tại công ty, hãy nên quan tâm đến cuộc sống của nhân viên như tình hình sức khỏe của họ cũng như các thành viên trong gia đình. Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên dành thời gian quan tâm đến sức khỏe của mình. Trong công ty, bạn cũng có thể cho phép nhân viên mang theo một số đồ ăn vặt nhẹ nhàng, để phòng những lúc phải làm thêm giờ, khuyến khích nhân viên vận động thể chất nhiều hơn, tổ chức một cuộc thi chạy mỗi năm… Và quan trọng, thường xuyên tổ chức các chuyến du lịch, tham quan, dã ngoại dành cho nhân viên.
Không muốn thay đổi
Cuối cùng, hãy chấp nhận thay đổi. Việc thay đổi có thể khiến nhiều người không thoải mái, nhưng đây là cách duy nhất để các nhà lãnh đạo nắm bắt cơ hội kinh doanh mới. Và hãy giúp nhân viên của mình hiểu rằng, sự thay đổi sẽ giúp họ có thêm những kinh nghiệm và cơ hội thăng tiến…