Khắc phục vướng mắc trong sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch: Góc nhìn từ cơ sở

Tại xã Nam Cường (tỉnh Thái Nguyên), những phản ánh từ người dân, lãnh đạo xã và cán bộ tư pháp đã phần nào cho thấy bức tranh về hiệu quả cũng như khó khăn trong việc áp dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử.

Thuận lợi hơn nhưng vẫn còn điểm nghẽn

Ghi nhận từ người dân xã Nam Cường cho thấy, các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch hiện nay đã thuận tiện hơn nhiều so với trước.

Bà Ma Thị Diệu, cư trú tại thôn Nà Dầu, cho biết: Thủ tục hiện được thực hiện nhanh chóng, người dân có thể đăng ký nhận kết quả ngay tại nhà thông qua dịch vụ bưu chính công ích, không cần đi lại nhiều lần như trước đây.

Tuy nhiên, bà cũng nhận thấy cán bộ phụ trách vẫn phải nhập thông tin hồ sơ hai lần, một lần vào phần mềm và một lần trên giấy. Việc này khiến quá trình giải quyết mất thêm thời gian.

Ngoài ra, các biểu mẫu điện tử từng có lúc thiếu thông tin, chưa đúng quy định, nhưng sau khi cán bộ phản ánh, đơn vị cung cấp phần mềm đã khắc phục kịp thời. Đến nay, biểu mẫu đã chuẩn hóa, việc tải và nộp hồ sơ trực tuyến thuận lợi hơn. Dù vậy, vẫn còn một bất cập là người dân chưa có giải pháp ký số khi nộp hồ sơ trực tuyến, dẫn tới một số thủ tục chưa thể thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Chị Triệu Thị Vân, cư trú tại thôn Phiêng Cà, cũng đồng tình với nhận định trên. Chị cho rằng các cán bộ, công chức và Tổ công nghệ số của xã đã rất chủ động trong việc hướng dẫn, giải thích cho người dân, giúp hạn chế tối đa sự lúng túng khi thao tác. “Điểm cần cải thiện là sớm triển khai giải pháp ký số cho người dân, để việc nộp hồ sơ trực tuyến được hoàn chỉnh hơn”, chị Vân chia sẻ.

Anh Hầu Văn Thề, trú tại thôn Nà Bản, cũng đánh giá cao tinh thần hỗ trợ tận tình của cán bộ địa phương. Theo anh, người dân hầu như không gặp vướng mắc trong khâu kê khai nhờ sự hướng dẫn kịp thời. Song, anh vẫn kỳ vọng hệ thống sớm khắc phục được tình trạng nhập liệu hai lần để tiết kiệm thời gian cho cả người dân lẫn cán bộ.

Những ý kiến từ người dân cho thấy, sự hài lòng với dịch vụ công ngày càng tăng, nhưng để đạt mục tiêu “100% thủ tục hành chính trực tuyến” thì vẫn cần khắc phục triệt để những điểm nghẽn kỹ thuật và thể chế liên quan đến ký số, liên thông dữ liệu.

Hệ thống cơ bản đồng bộ nhưng cần tăng cường hỗ trợ

Ở góc nhìn quản lý, ông Lường Văn Toàn – Phó Chủ tịch UBND xã, kiêm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Nam Cường khẳng định: Hiện nay, việc kết nối giữa phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử, phần mềm giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh và Hệ thống dịch vụ công liên thông đã cơ bản đồng bộ. Nhờ đó, việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính được thực hiện công khai, minh bạch, tạo thuận lợi cho người dân.

Tuy nhiên, ông cũng nhận định, do các hệ thống phần mềm được xây dựng từ nhiều nguồn khác nhau, theo tiêu chuẩn kỹ thuật không đồng nhất nên đôi khi vẫn xảy ra lỗi đồng bộ, dữ liệu chậm cập nhật. “Có những thời điểm hệ thống bị nghẽn, chậm phản hồi, đặc biệt khi lượng hồ sơ tăng cao, làm chậm tiến độ xử lý”, ông Toàn chia sẻ.

Về vấn đề chữ ký số, lãnh đạo xã cũng từng gặp khó khăn. Khi mới triển khai, chỉ có một đồng chí lãnh đạo có chứng thư số hợp lệ, dẫn tới nhiều hồ sơ bị chậm xử lý. Sau đó, UBND xã đã kịp thời đăng ký cấp bổ sung và điều chỉnh thông tin chứng thư số cho các cán bộ liên quan. Hiện nay, tất cả công chức tham gia giải quyết thủ tục hành chính đã được cấp chữ ký số, giúp quá trình xử lý thuận lợi hơn.

Đối với việc tập huấn, ông Toàn cho biết xã đã nhận được tài liệu, video hướng dẫn từ Bộ Tư pháp từ giữa tháng 8/2025. Dù các tài liệu này khá đầy đủ, dễ tiếp cận, song UBND xã vẫn kiến nghị Bộ và tỉnh tổ chức thêm các lớp tập huấn trực tiếp, hướng dẫn thực hành cụ thể để cán bộ nắm bắt chắc hơn, đặc biệt là với các thủ tục mới được phân cấp.

Trong phối hợp với các đơn vị công nghệ như VNPT, Mobifone, FPT…, ông Toàn đánh giá chung là thuận lợi, nhất là khi có sự chỉ đạo từ tỉnh. 

Tuy nhiên, hỗ trợ kỹ thuật vẫn chưa thực sự kịp thời, nhất là vào giờ cao điểm hoặc ngoài giờ hành chính. Địa phương mong muốn có thêm đầu mối hỗ trợ trực tuyến, nhằm xử lý sự cố nhanh chóng, không gián đoạn công việc.

Ông Toàn cũng bày tỏ mong muốn Bộ Tư pháp sớm tổ chức các đoàn công tác trực tiếp tại xã để hướng dẫn, hỗ trợ thực tế, bởi đến thời điểm này xã Nam Cường chưa được đón đoàn kiểm tra. Ngoài ra, ông đề xuất được đầu tư thêm trang thiết bị công nghệ thông tin hiện đại hơn, thay thế những thiết bị đã cũ kỹ để đảm bảo hạ tầng vận hành phần mềm ổn định, đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng tăng của người dân.

Cần đào tạo và hỗ trợ trực tiếp

Từ góc nhìn của cán bộ trực tiếp thao tác trên hệ thống, ông Hứa Thành Phú – chuyên viên phụ trách tư pháp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Nam Cường đã nêu khá cụ thể các lỗi phần mềm thường gặp. Đó là lỗi đăng nhập, lưu hồ sơ không thành công; lỗi tra cứu dữ liệu khi thông tin không hiển thị hoặc cập nhật chậm. Đặc biệt, tình trạng phải nhập hồ sơ vào cả hai hệ thống (địa phương và quốc gia) vẫn còn xảy ra khi kết nối chưa ổn định.

Theo ông Phú, nguyên nhân của nhiều lỗi thao tác là do cán bộ chưa quen sử dụng phần mềm mới, chưa được đào tạo bài bản, trong khi tài liệu hướng dẫn đôi khi chưa đầy đủ hoặc chưa cập nhật kịp thời. Video và tài liệu trực tuyến có tác dụng nhất định, nhưng với những nghiệp vụ khó, cán bộ vẫn mong được tập huấn trực tiếp để có thể hỏi đáp, thực hành ngay tại chỗ.

Ông Phú cho rằng ngoài hình thức tập huấn, địa phương rất cần có đầu mối kỹ thuật thường trực, sẵn sàng hỗ trợ xử lý sự cố. “Nếu có cán bộ Bộ Tư pháp hoặc chuyên gia kỹ thuật trực tiếp hướng dẫn, chúng tôi sẽ nắm bắt nhanh hơn và hạn chế tối đa sai sót khi thao tác”, ông nhấn mạnh.

Về giải pháp cải thiện, ông Phú đề xuất đơn giản hóa hồ sơ, đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến, đồng thời bảo đảm phần mềm hoạt động ổn định và liên thông thông suốt. Có như vậy, quy trình xử lý mới thực sự nhanh gọn, giảm bớt thời gian chờ đợi của người dân.

Cần đồng bộ từ chính sách tới thực tiễn

Qua các ý kiến từ người dân, lãnh đạo xã và cán bộ tư pháp, có thể thấy việc sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch đã mang lại nhiều cải tiến rõ rệt, nhất là tạo thuận lợi trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính. Người dân được hưởng lợi từ sự nhanh chóng, minh bạch và dịch vụ bưu chính công ích.

Tuy nhiên, để khai thác hết tiềm năng của dữ liệu hộ tịch khi có thể phục vụ tới 80% thủ tục hành chính cần sớm tháo gỡ các điểm nghẽn như: Tình trạng nhập liệu hai lần, bất cập về ký số cho người dân, sự chưa thống nhất về kỹ thuật giữa các phần mềm, cũng như hạn chế trong đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ cơ sở.

Điều quan trọng là phải bảo đảm tính đồng bộ từ trung ương tới địa phương, từ chính sách tới thực tiễn. Bên cạnh việc Bộ Tư pháp và các đơn vị công nghệ hoàn thiện phần mềm, các địa phương cần được trang bị hạ tầng hiện đại, đào tạo kỹ năng cho cán bộ, đồng thời tăng cường cơ chế hỗ trợ kịp thời. Chỉ khi đó, mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng chính quyền số phục vụ người dân mới có thể đạt được một cách thực chất và bền vững.