Trước tình hình phức tạp của dịch bệnh Covid-19, phần lớn người lao động giờ đây đang phải thích nghi với cách thức làm việc từ xa. Cùng với đó, các nhà lãnh đạo cũng phải đối mặt với thách thức làm thế nào để giúp nhân viên của mình tập trung nguồn lực vào những công việc cần thiết.
Những người đứng đầu luôn có sức ảnh hưởng cực kì to lớn đến những người xung quanh. Nhân viên của họ thể hiện khả năng tập trung và mức độ tham gia vào công việc tới đâu, chính là kết quả đến từ những chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo.
Tăng cường gặp gỡ khi không thể đến công ty
Trong khoảng thời gian gián đoạn này, các cuộc họp trực tuyến nên diễn ra định kì, thường xuyên. Điều này giúp mọi người cảm thấy yên tâm và có động lực hơn khi được nhìn thấy người lãnh đạo của mình. Bên cạnh đó, mọi người có thể giao tiếp công việc thông qua những cuộc điện thoại, các video ngắn hoặc email.
Là một người lãnh đạo, bạn có thể đề xuất các cuộc họp diễn ra 2, 3 lần/tuần. Một trong số chúng có thể kéo dài như thời gian họp thông thường, còn lại có thể ngắn hơn và trong bầu không khí thân mật hơn. Việc không giao tiếp với người lãnh đạo cũng như các đồng nghiệp trong thời gian dài sẽ tạo nên sự phân tâm, hoang mang và thiếu khả năng tập trung ở mỗi cá nhân.
Doug McMillion - Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành Walmart, là một trong những nhà lãnh đạo thực hiện hiệu quả nguyên tắc này. Hầu như ngày nào ông cũng đăng tải trên LinkedIn hình ảnh của mình chụp ở các cơ sở Walmart khác nhau trên khắp nước Mỹ. Ông cũng viết kèm theo vài dòng tâm sự về những gì ông nghe hay cảm thấy khi có mặt ở mỗi siêu thị.
Gần đây, ông có đăng tải dòng tin nhắn này trên mạng xã hội: “Những người đồng nghiệp quý mến của tôi, từ ngữ không thể nào diễn tả hết được sự tự hào của tôi dành cho những nỗ lực phi thường của các bạn trong suốt những tuần qua. Đối mặt với biến cố này, các bạn đã cống hiến hết sức cho khách hàng, cho các thành viên và lẫn nhau. Xin gửi đến bạn và gia đình: Cảm ơn bạn, tôi rất biết ơn vì điều đó.”
Ông McMillion đã thể hiện sự đồng cảm và quan tâm sâu sắc của mình đối với nguồn nhân lực của công ty. Và nhân viên của ông cũng an tâm hơn khi có thể nhìn thấy người lãnh đạo của mình trong lúc hỗn loạn đang bủa vây.
Giúp mọi người cảm thấy được lắng nghe
Việc gặp gỡ trực tuyến không chỉ nhằm thông báo những điều chỉnh mà doanh nghiệp thực hiện khi thị trường đang thay đổi nhanh chóng, mà còn tạo cơ hội cho mọi người được lắng nghe. Những cuộc thảo luận hai chiều sẽ giúp tăng sự liên kết và tập trung công việc tốt hơn.
Một câu hỏi hữu hiệu dành cho mọi người trong các cuộc họp online là: “Chúng ta phải thừa nhận những vấn đề nào hiện giờ?”. Câu hỏi này cho phép mọi người chia sẻ những khó khăn mà mình đang gặp phải. Một câu hỏi theo sau nên là: “Phần nào của vấn đề hoặc giải pháp mà chúng ta cần phải chú ý?”. Nó giúp mọi người tập trung lại năng lượng xoay quanh những vấn đề mình có thể kiểm soát hơn là sự hỗn loạn ngoài kia. Hai câu hỏi tiếp theo người lãnh đạo có thể hỏi: “Chúng ta có thể làm gì khác ngay bây giờ không?” và “Ai sẽ là người thực hiện và khi nào?”
Chúng ta gọi quá trình đó là: thấy - nhìn nhận - giải quyết - thực hiện. Đó là những bước giúp hình thành nên trách nghiệm. Trách nhiệm và quyền lợi không tự nhiên mà có. Việc tạo ra văn hóa làm việc có trách nhiệm là không dễ dàng, và tình trạng hiện tại của thế giới sẽ khiến việc này gặp nhiều thách thức hơn nếu không có những nỗ lực bền bỉ của người lãnh đạo.
Tập trung vào kết quả
Khi làm việc, mọi người cần những sự nhắc nhở liên tục rằng: đâu mới là kết quả quan trọng nhất? chúng ta cần phải tập trung vào kết quả nào? Nếu không có sự định hướng rõ ràng cho các kết quả mà nhà lãnh đạo mong muốn, các nhóm nhân viên sẽ dễ bị phân tâm hoặc dành thời gian cho những việc không thực sự cấp thiết.
Đứng trước sự hỗn loạn lúc này, việc làm rõ những kết quả cuối cùng càng cần thiết hơn. Khi các nhà lãnh đạo có những chỉ đạo cụ thể, rõ ràng với các kết quả quan trọng nhất cần phải đạt được, trong vòng vài tuần hoặc vài tháng tới, đội ngũ nhân viên của họ sẽ biết mình cần phải ưu tiên tập trung cho điều gì.
Công nhận và khen thưởng những đóng góp
Sự đổi mới và thích nghi là hai yếu tố quan trọng hơn cả trong thời điểm này. Khi bạn thấy nhân viên của mình đang thể hiện tốt sự khẩn trương, nhanh nhạy, tư duy giải quyết vấn đề,... đừng quên tuyên dương và khen thưởng họ. Đó chính là những gì mà nhà lãnh đạo tìm kiếm ở nhân viên của mình.
Bên cạnh thách thức, những bất ổn trong thời gian này cũng tạo ra một cơ hội, đó là phá bỏ những tư duy cũ và thúc đẩy sự đổi mới. Những ai đang nỗ lực hết sức để dẫn dắt đội ngũ của mình, theo những cách thích hợp, sẽ nhận thấy rằng lực lượng lao động từ xa vẫn có thể thích nghi tốt với sự thay đổi của tình hình, thậm chí họ có thể tránh được "những hòn đá tảng" khi "vượt ghềnh", tận dụng thời cơ để tăng tốc. Họ sẽ mạnh mẽ và hoàn thiện hơn trước để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng cũng như trong công việc.