Nhiều năm trước, nhà sáng lập Amazon Jeff Bezos đã khởi động một thói quen thú vị cho các nhân viên của mình.
Trước khi gặp mặt để thảo luận về một sản phẩm hoặc ý tưởng mới, Bezos sẽ sắp xếp để một giám đốc điều hành viết một bản ghi nhớ dài khoảng sáu trang.
Viết mọi thứ ra giấy là một trong những bí quyết thành công của Jeff Bezos.
“Những bản ghi nhớ tốt nhất thường sẽ được viết đi viết lại” nhà sáng lập Amazon cho hay.
Tác giả của bản ghi nhớ sẽ chia sẻ ý tưởng này với các đồng nghiệp hay những người được yêu cầu phải cải thiện công việc của mình. Bản ghi nhớ sẽ được để đó vài ngày, sau đó được chỉnh sửa lại với một góc nhìn hoàn toàn mới, vị tỷ phú giàu nhất nhì thế giới chia sẻ.
Khi cuộc họp diễn ra, Bezos và nhóm của mình sẽ ngồi lại với nhau trong im lặng trong khoảng 20 phút đầu tiên. Đó là khoảng thời gian họ dành để đọc các bản ghi nhớ, ghi lại điều cần thiết và chuẩn bị thảo luận về nó. Bản ghi nhớ được viết càng tốt thì chất lượng của cuộc thảo luận sau đó càng cao.
Phương pháp này của ông chủ Amazon chỉ là một trong số rất nhiều bài học thành công được đúc kết lại từ một kinh nghiệm quan trọng, có thể giúp bạn thay đổi cách suy nghĩ và giao tiếp: viết mọi thứ ra giấy.
Quy tắc của nó rất đơn giản: Nếu bạn muốn làm rõ suy nghĩ của mình, muốn ghi nhớ một điều gì đó quan trọng, hoặc truyền đạt điều gì đó một cách rõ ràng, hãy viết nó ra giấy. Điều này sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích.
Làm sáng tỏ mạch suy nghĩ
Bạn đã bao giờ trải qua tình huống sau chưa?
Bạn có một câu hỏi cho đồng nghiệp, nhưng khi đưa ra câu hỏi, các đồng nghiệp lại không hiểu rõ về nó. Khi bạn cố gắng giải thích, bạn nhận ra rằng mình gặp nhiều khó khăn trong việc sử dụng câu từ đồng thời nhận ra bản thân mình chưa hoàn toàn suy nghĩ thấu đáo về câu hỏi đó.
Hãy cố gắng viết câu hỏi của mình ra giấy, và bạn sẽ nhận ra rằng mình có thể rơi vào 1 trong 3 trường hợp: hoặc là bạn phát hiện ra rằng mình thực sự cần hỏi một câu hỏi hoàn toàn khác, hoặc là bạn thấy việc đặt câu hỏi không còn cần thiết, và cuối cùng bạn có thể tự tìm ra câu trả lời cho mình.
Nguyên nhân của điều này rất đơn giản: viết mọi thứ ra giấy một cách rõ ràng sẽ dẫn đến việc suy nghĩ rõ ràng và ngược lại.
Mở mang hiểu biết và cải thiện khả năng ghi nhớ
Những người làm nghề copywriter dày dạn kinh nghiệm biết rằng một trong những cách tốt nhất để học cách viết nên một sản phẩm tuyệt vời là sao chép từ những copywriter giỏi giang khác. Nó giúp bạn tạo nên phong cách riêng của mình từ những thứ học hỏi, vay mượn được của người khác.
Cách thức này mang lại hiệu quả bởi khi viết ra giấy, bạn buộc phải suy nghĩ mọi thứ một cách chậm rãi.
Sở dĩ cách này mang lại hiệu quả là vì khi bạn viết, bạn không thể không sống chậm lại và suy nghĩ. Làm như vậy giúp bạn biến những kiến thức bên ngoài thành kiến thức của bản thân, đồng thời nâng cao kỹ năng của chính bạn.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Khi cố gắng viết ra các câu hỏi của mình, không phải lúc nào bạn cũng tự mình tìm ra được mọi thứ. Nhưng ngoài việc giúp bạn suy nghĩ rõ ràng, việc viết mọi thứ ra giấy có thể giúp bạn dự đoán trước những câu hỏi mà đối tác có thể đưa ra.
Nó cũng giúp thoát khỏi những gì đã viết từ trước và có một cách nhìn mới sau đó. Như Jeff Bezos đã nói, điều này cho phép bạn có “một góc nhìn hoàn toàn mới” và có thể giúp bạn làm rõ thêm các nội dung giao tiếp.
Bằng cách này, khi bạn đã sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ với người khác, bạn đang tạo tiền đề cho một cuộc thảo luận chất lượng cao, từ đó giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn.