Công cuộc chuyển đổi số năm 2023 - "làm để không mất”

Cụm từ chuyển đổi số xuất hiện ở Việt Nam từ nhiều năm trước và được nhắc nhiều hơn trong bối cảnh Covid-19 khi mọi hoạt động của doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng. Trong 2 năm trở lại đây, hoạt động này được xem là ưu tiên hàng đầu và cấp thiết của nhiều doanh nghiệp.

Bước sang năm 2023, các hoạt động nhằm số hóa doanh nghiệp tại Việt Nam càng được đẩy mạnh hơn nữa, nhất là khi nền kinh tế toàn cầu nói chung đang được dự báo với nhiều biến động và không mấy tích cực. Thế nhưng đây vẫn là một hành trình dài hơi, khi mà phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang đứng ngoài công cuộc xây dựng một quốc gia số.

Mới đây, ông Trần Tuấn Anh, Giám đốc tư vấn chuyển đổi số khu vực miền Nam của Base.vn đã có những chia sẻ về những thách thức mà mỗi doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi chuyển đổi số. Theo ông, doanh nghiệp cần hiểu rõ việc triển khai chuyển đổi số lúc này không phải là "làm để được" mà là "làm để không mất".

Công cuộc chuyển đổi số năm 2023 tại Việt Nam, "nhiều việc phải làm"

Theo khảo sát của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cuối 2022, 60% doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết chưa chuyển đổi số vì rào cản chi phí.

Tuy nhiên ông Tuấn Anh cho rằng, khi doanh nghiệp nói không thể chuyển đổi số vì thiếu chi phí, hay thiếu nhân lực, hoặc gặp các vấn đề nào khác đó mới chỉ là "cái cớ". Yếu tố cốt lõi là họ chưa hiểu được chuyển đổi số thực sự có thể tạo ra sự khác biệt. Nhưng khi doanh nghiệp nhận ra chuyển đổi số thực sự mang lại lợi ích cho tổ chức, họ sẽ làm.

Dù vậy, cũng có doanh nghiệp nhìn ra được lợi ích, nhưng gặp vấn đề về chi phí, đó là do họ thấy hành trình chuyển đổi số là quá dài, có thể mất 3-5 năm mới thu được quả ngọt. Trong khi dùng một khoản tiền, doanh nghiệp nào cũng kỳ vọng nhận lại được ngay kết quả. 

Ví dụ với một doanh nghiệp có quy mô khoảng 30 người. Khi triển khai, áp dụng hệ thống Base lần đầu tiên, họ cần chi trả khoảng 30-60 triệu/năm. Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp có thể chi trả nhưng điều cốt lõi là đơn vị có muốn ưu tiên làm không.

Theo ông Tuấn, cả đơn vị cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp cũng đều nên xác định rõ những thứ có thể mang lại kết quả ngay.

Ví dụ, trong quá trình làm việc cùng doanh nghiệp, ông nhận thấy nhiều tổ chức khi đạt đến quy mô khoảng 200 nhân sự, chi phí in ấn có thể lên tới hàng chục triệu mỗi tháng. Và lợi ích dễ nhìn thấy nhất mà các ứng dụng Base có thể mang lại ngay đó là số hóa, sắp xếp toàn bộ những hồ sơ, giấy tờ, văn bản đó, giúp họ giảm thiểu được một khoản chi phí đáng kể.

Đã có doanh nghiệp sau khi áp dụng Base, chỉ trong 1 tháng đầu tiên, đã giảm 70% chi phí in ấn. Bên cạnh đó, một giá trị khác cũng có thể nhìn thấy ngay được khi áp dụng công nghệ, đó là những tri thức, tích lũy của mỗi nhân sự sẽ được đóng gói và kế thừa, toàn bộ dữ liệu và quá trình của người đó tại tổ chức cũng sẽ được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, rất dễ để tìm lại khi cần.

Bên cạnh vấn đề chi phí, ông Tuấn cũng tiết lộ, nhân sự cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình áp dụng công nghệ và chuyển đổi số của tổ chức. Nhưng "sự ảnh hưởng này không phụ thuộc vào khả năng nắm bắt công nghệ hay độ tuổi", ông nhấn mạnh.

Dù người đó có "lowtech" hay "hightech" thì điều quan trọng nhất đó là họ có muốn học một thứ mới hay không. Cùng với đó, khi người lãnh đạo đã có tư duy chuyển đổi, cải tiến, đồng hành cùng đội ngũ nhân sự trong công cuộc chuyển đổi số thì bất cứ nhân viên nào cũng sẽ cởi mở với việc học lại từ đầu một điều gì mới.

Thị trường nào cũng đi qua những giai đoạn như vậy, cần tiếp cận, chuyển đổi từ từ và học cách làm quen với cách thức vận hành mới. Chúng ta nên nhìn nhận điều này như một điều tự nhiên, thay vì đặt tên cho nó là “rào cản”, ông Tuấn nhận định.

Vai trò của chuyển đổi số với một doanh nghiệp lớn hoạt định ổn định và doanh nghiệp nhỏ ở trong thế "sống còn"

Đối với doanh nghiệp trong giai đoạn sống còn, việc số hóa sẽ tập trung vào bài toán giúp tăng trưởng doanh thu và tăng trải nghiệm khách hàng nhiều hơn. Lúc này, công nghệ cần chứng minh được khả năng hỗ trợ, nâng cao sự kết nối, phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, để bộ máy vận hành trơn tru và hiệu quả hơn, giúp một nhân sự có thể làm được nhiều việc hơn.

Trong khi đó, với doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển, Base sẽ tập trung vào bài toán về hệ thống và bộ máy. Nếu doanh nghiệp cứ tiếp tục phát triển như vậy hoặc nhanh hơn thì họ sẽ gặp những chi phí ẩn gì và nguồn tài nguyên nào sẽ bị lãng phí trong quá trình phát triển đó. Khi doanh nghiệp trên đà phát triển, họ có xu hướng tuyển người ồ ạt, nhưng đôi khi lại không tìm được một vị trí cụ thể mà người mới sẽ tiếp nhận. Đến khi quen với nhịp tăng trưởng, nhân sự làm được nhiều việc hơn, bộ máy vận hành trơn tru hơn, doanh nghiệp rơi vào tình trạng thừa người.

Với doanh nghiệp đã phát triển ổn định rồi, Base cần giải quyết bài toán về minh bạch thông tin, nâng cao hiệu suất, giúp họ đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn dựa trên dữ liệu, vì lúc này doanh nghiệp đã lớn, cồng kềnh, nhiều cấp, do vậy để thông suốt, minh bạch thông tin là một bài toán nan giải.

Như vậy, ở từng giai đoạn, doanh nghiệp sẽ cần đến chuyển đổi số với một nhu cầu khác nhau để giải những bài toán khác nhau. Nhiệm vụ của đơn vị như Base là giúp doanh nghiệp hiểu rõ được những góc nhìn ấy. Chuyển đổi số có thể góp phần làm thay đổi văn hóa làm việc, mang đến những điều mới, góc nhìn mới cho tổ chức.

Chuyển đổi số năm 2023, “làm để không mất”

Năm 2023 được dự đoán là một năm khó khăn về kinh tế, các doanh nghiệp được dự báo là sẽ tăng trưởng chậm lại. Bởi lẽ đó, Giám đốc Trần Tuấn Anh cũng cho rằng, quá trình chuyển đổi số trong cộng đồng doanh nghiệp năm 2023 sẽ có một vài thay đổi.

Doanh nghiệp sẽ không tiếp cận, tìm hiểu hay áp dụng công nghệ theo phong trào nữa, mà dần nhận thức được rằng đó là công cuộc mà chắc chắn họ phải làm.

Trong quá trình làm việc với khách hàng gần đây, Base.vn nhận thấy rằng các doanh nghiệp đã tích cực trao đổi, chủ động, chia sẻ nhiều hơn về mong muốn nghiêm túc muốn triển khai chuyển đổi số chứ không đơn giản là tò mò, vì muốn thử hay vì phong trào nữa. Chính vì lẽ đó, không sai khi nói rằng, công cuộc chuyển đổi số trong năm 2023 không còn là “làm để được” nữa, mà là “làm để không mất”.