Trong tâm thư gửi tới cổ đông và nhân viên năm 2018, người sáng lập kiêm CEO Amazon, Jeff Bezos, nhắc lại quy tắc cấm sử dụng PowerPoint tại văn phòng và các cuộc họp tại Amazon.
Thay vào đó là những bản ghi tường thuật (narrative memo) khoảng 6 trang giấy. Theo ông, điều này khuyến khích tư duy phản biện với những vấn đề tưởng chừng đơn giản. Ngoài ra, cách làm này thể hiện cái nhìn sâu sắc hơn dành cho nhà lãnh đạo.
Trong khuôn khổ Diễn đàn về Lãnh đạo tại Trung tâm Bush, Bezos tiết lộ rằng cấu trúc của một bản tường thuật hiệu quả hơn PowerPoint nhiều. Tuy nhiên, ban điều hành và nhân viên Amazon từng hứng chịu một cú sốc lớn trong văn hóa làm việc sau sự thay đổi này.
Tác giả của bài viết bạn đang đọc, Carmine Gallo, người chuyên "kể chuyện ra tiền trong kinh doanh" 20 năm qua sẽ đưa ra 3 lý do vì sao nó lại tốt hơn PowerPoint:
1. Bản ghi tường thuật là món ăn "dễ nuốt" hơn với bộ não người
Kể chuyện là cái gì đó khó có thể quan trọng với sự sống bằng thức ăn, nước uống... nhưng nó quan trọng không kém.
Quay trở về thuở hồng hoang, khi con người khám phá ra cách kiểm soát lửa - nó đánh dấu cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của con người. Tổ tiên của chúng ta, đã dùng lửa để chế biến thức ăn, đó là điểm cộng lớn ai cũng biết. Tuy nhiên, lợi ích thứ hai cũng quan trọng nhưng ít được quan tâm: Mọi người ngồi quanh lửa trại, kể chuyện cho nhau nghe. Những lời chỉ dạy, hướng dẫn, cảnh báo và cả cảm hứng cũng được truyền qua các câu chuyện.
Bộ não người thích các câu chuyện, đó là điều quan trọng các nhà lãnh đạo cần ghi nhớ. Thông tin truyền đạt dưới dạng truyện kể sẽ dễ ghi nhớ hơn nhiều so với những gạch đầu dòng khô khốc.
2. Kể chuyện bao giờ cũng có sức thuyết phục cao hơn liệt kê thông tin
Khoa học chứng minh: cảm xúc chính là con đường ngắn nhất dẫn tới ký ức và lựa chọn của não bộ. Hiểu cách khác, cách nhanh nhất để truyền đạt ý tưởng đến nhiều người chính là kể chuyện.
Bezos giải thích lý do tại sao ông trực tiếp đọc email phản hồi của khách hàng và chuyển tiếp thư ấy đến bộ phận xử lí phù hợp. Và sau đó họ phải giải thích lý do vấn đề cho Bezos để ông trực tiếp trả lời lại khách hàng: "Tôi thực sự là một fan lớn của những phản hồi từ người tiêu dùng trong kinh doanh, đọc những lời nhận xét của khách hàng có ý nghĩa hơn số liệu được công ty báo cáo".
"Tôi đã nhận thấy khi những phản hồi và các số liệu không thống nhất với nhau, những câu chuyện của khách hàng thường là đúng. Đó là lý do tại sao kiểm tra dữ liệu với trực giác và bản năng là rất quan trọng, và là một nhà sáng lập công ty, bạn cần phải truyền điều đó cho giám đốc điều hành cơ sở".
3. Chấm liệt kê đầu dòng (bullet-point) là cách kém hiệu quả để chia sẻ ý tưởng
Sundar Pichai - CEO Google và các CEO nổi tiếng trên thế giới như: Jeff Bezos, Elon Musk, Richard Branson, hoặc hầu hết các diễn giả truyền cảm hứng giỏi nhất trên thế giới đều tỏ ra không thích, thậm chí ghét bỏ chấm đầu dòng (bullet-point).
Như đã nhắc tới ở trên, não người không có bản năng lưu giữ thông tin liệt kê theo kiểu gạch đầu dòng hay dấu chấm trong slide. Là ta bắt nó làm như vậy thôi.
Trong cuộc thảo luận tại Diễn đàn về Lãnh đạo tại Trung tâm Bush, Bezos dành hầu hết thời gian để nói về việc tại sao nên trình bày ý tưởng bằng văn bản/bản ghi tường thuật. Điều đó cho thấy, một trong những ông chủ lớn nhất thế giới thực sự quan tâm và tâm huyết với cách làm này. PowerPoint có thể thuận tiện thật, nhưng nó khiến ông chủ và nhân viên trở thành những "cỗ máy check thông tin" vô cảm.