Bất ngờ với những buổi họp im lặng và “thô sơ” của các gã khổng lồ công nghệ Amazon và Twitter

Amazon và nguyên tắc chuẩn bị bài siêu kĩ trước khi họp

“Nhiều, nhiều năm trước đây, chúng tôi đã cho bài thuyết trình PowerPoint biến mất khỏi Amazon. Điều đó thật tuyệt vời” - Jeff Bezos khẳng định.

Khi không có phần mềm trình chiếu này, Bezos đã thiết kế một cách thức khác cho các buổi họp. Trong 30 phút đầu tiên, mọi người sẽ cùng ngồi xuống và lặng thầm đọc hết 6 trang ghi chú (memo) về các sự việc, tình hình quan trọng, được trình bày theo giọng văn kể chuyện.

“Những bản ghi chú đó sẽ giúp tạo ra bối cảnh cho một cuộc thảo luận ra trò” - Bezos nói.

Trong lúc đọc, các nhân sự của Amazon được khuyến khích ghi chú thêm các quan điểm của mình, và sau “giờ tự đọc”, mọi thứ sẽ được xới tung lên cùng bàn luận.

Bezos cho rằng tất cả các nhân viên đều rất bận rộn nên ông phải “cưỡng chế” họ đọc các memo ngay trước khi bắt đầu thảo luận.

Trước đó, Amazon cũng dùng PowerPoint như các công ty khác. “Một nhân viên cấp thấp sẽ bước vào, nỗ lực trình bày, nhưng vừa đến slide thứ ba thì cấp trên đã hỏi ngay về những vấn đề sẽ được nêu ở slide thứ 6 chẳng hạn”. Bên cạnh việc thiếu kiên nhẫn xem lần lượt từng slide trên PowerPoint, Bezos còn nêu bật một vấn đề khác là các slide đó chứa đầy những thông tin tối nghĩa.

Thay vào đó, ông thích cách truyền thống nhất - những trang memo với từ vựng, câu cú, chủ đề và đoạn văn hoàn chỉnh.

Jeff Bezos cũng yêu cầu vô cùng khắt khe cho mỗi bản memo báo cáo. “Nó phải được viết đi viết lại kĩ càng, chia sẻ với đồng nghiệp trong team để đọc trước. Sau đó tạm quên đi vài ngày, rồi tiếp tục chỉnh sửa thêm với một bộ óc đã được làm mới. Rõ ràng, bản memo xuất sắc không thể thực hiện trong 1-2 ngày được”.

“Điều đó sẽ khó khăn hơn cho người làm báo cáo, nhưng nó buộc họ phải suy nghĩ thấu đáo. Việc viết và đọc memo đã làm 1 cuộc cách mạng về việc họp hành ở Amazon” - Bezos từng tuyên bố trước các cổ đông năm 2017.

Ở Twitter: Họp ngay trên Google doc

Bezos không phải là CEO duy nhất tin tưởng vào các cuộc họp im lặng. Jack Dorsey - CEO của Twitter và Square - cũng sử dụng một phương pháp tương tự. Đó là tổ chức các cuộc họp bắt đầu bằng 10 phút đọc thầm Google Doc.

“Hầu hết các cuộc họp của chúng tôi hiện tại đều dựa trên Google Doc, bắt đầu với 10 phút đọc và viết thêm nhận xét trực tiếp trong tài liệu. Việc này giúp mọi người cùng dõi theo một trang tài liệu nhất định. Các nhân sự có thể ngồi ở nhiều địa điểm khác nhau khi họp nhưng họ phải rèn luyện tư duy phân tích và phản biện nhanh hơn” - Jack Dorsey cho biết.